في جملة واحدةحساب في دفتر الأستاذ العام يجمع أرصدة مجموعة من الحسابات التفصيلية، مثل حساب العملاء الذي يساوي مجموع أرصدة كل عميل على حدة.
ببساطة
بدل أن يمتلئ دفتر الأستاذ بمئات أسماء العملاء، تضع فيه حسابًا واحدًا اسمه «العملاء»، وتتابع كل عميل في حساب فرعي مستقل.
القاعدة الذهبية: رصيد الحساب الإجمالي يساوي دائمًا مجموع أرصدة حساباته الفرعية. إن اختلفا فهناك خطأ في الترحيل يجب البحث عنه.
مثال بالأرقام
مؤسسة توزيع لديها ثلاثة عملاء بالآجل في نهاية الشهر.
رصيد العميل الأول12,000 ريال
رصيد العميل الثاني8,000 ريال
رصيد العميل الثالث5,000 ريال
12,000 + 8,000 + 5,00025,000 ريال
رصيد الحساب الإجمالي «العملاء» يجب أن يكون25,000 ريال
المعادلة: رصيد الحساب الإجمالي = مجموع أرصدة الحسابات الفرعية التابعة له
لا تخلط بينه وبين
الحساب الفرعيالفرعي يتابع جهة أو بندًا واحدًا بالتفصيل، والإجمالي يجمعها كلها في رقم واحد.