في جملة واحدةالفرق بين الكمية المسجلة في الدفاتر والكمية الموجودة فعلًا عند العد، ويكون عجزًا أو زيادة، ويُسوّى بقيد.
ببساطة
إذا وجدت أقل مما في النظام فهذا عجز، وإذا وجدت أكثر فهذا زيادة. كلاهما يحتاج سببًا قبل التسوية: خطأ إدخال، أو صرف بلا فاتورة، أو تلف، أو سرقة.
بعد التحقق تُعدَّل أرصدة الأصناف بالكميات الفعلية، ويُسجَّل العجز مصروفًا أو تُعكس الزيادة، حتى تطابق الدفاتر الواقع.
مثال بالأرقام
مستودع مواد غذائية يسجّل 500 كرتون من صنف بتكلفة 40 ريالًا، وبالعد وجد 488 كرتونًا.
العجز بالكمية500 − 488 = 12 كرتونًا
من ح/ عجز المخزون (مدين)480
إلى ح/ المخزون (دائن)480
قيمة العجز = 12 × 40480 ريالًا
في نظام الشاشة الكاملة
تطبيق الجرد يعتمد الزيادة والنقص تلقائيًا بمجرد إنهاء الجرد، ويعرض تقارير الفروقات بالكمية وبقيمة البضاعة. تطبيق الجرد