दोनों शेष मेल क्यों नहीं खाते?
बैंक मिलान (Bank Reconciliation) एक ही तारीख पर व्यवसाय की बहियों में बैंक शेष और बैंक स्टेटमेंट के शेष की तुलना है, और फिर हर अंतर की व्याख्या। दोनों शेष शायद ही कभी सीधे मेल खाते हैं, और इसका कारण दो में से एक होता है:
- समय अंतर: ऐसे लेनदेन जो व्यवसाय ने दर्ज किए लेकिन अभी बैंक तक नहीं पहुँचे, या ऐसे लेनदेन जो बैंक ने किए लेकिन व्यवसाय को उनकी जानकारी नहीं है।
- गलतियाँ: बहियों में गलत दर्ज की गई राशि, या बैंक की ओर से गलत एंट्री।
मासिक मिलान नकदी पर आंतरिक नियंत्रण के सबसे महत्वपूर्ण साधनों में से एक है, और यह अप्रत्याशित शुल्क, दर्ज न किए गए ट्रांसफ़र और किसी भी हेराफेरी को जल्दी पकड़ लेता है।
व्यावहारिक चरण
- महीने के अंत का बैंक स्टेटमेंट, उसी अवधि के लिए बहियों से बैंक खाते की गतिविधि रिपोर्ट, और पिछले महीने का मिलान एकत्र करें।
- स्टेटमेंट की हर एंट्री को बहियों में उसकी संबंधित एंट्री से मिलाएँ, और मेल खाने वाली पर निशान लगाएँ।
- बहियों में जो एंट्री मेल नहीं खातीं, वे अक्सर जारी किए गए चेक या ट्रांसफ़र होते हैं जो अभी भुनाए नहीं गए और रास्ते में जमा (deposits in transit)। इनका समायोजन बैंक शेष पर होता है।
- स्टेटमेंट में जो एंट्री मेल नहीं खातीं, वे अक्सर बैंक शुल्क, ग्राहकों से आए ट्रांसफ़र, या POS सेटलमेंट होते हैं जो दर्ज नहीं हुए। इनका समायोजन बहियों के शेष पर होता है।
- गलतियों की जाँच करें: राशियों को अंक-दर-अंक मिलाएँ, क्योंकि अंकों के उलट जाने की गलती आम है।
- मिलान तब तक दोहराएँ जब तक दोनों समायोजित शेष बराबर न हो जाएँ, फिर बहियों से संबंधित मदों के लिए समायोजन प्रविष्टियाँ दर्ज करें।
हल किया गया उदाहरण
31 मार्च को उपकरण बेचने वाली एक दुकान की बहियों में बैंक शेष 85,075 रियाल था, और बैंक स्टेटमेंट का शेष 92,150 रियाल। तुलना के बाद यह सामने आया:
- सप्लायरों को जारी किए गए दो चेक जो भुनाए नहीं गए: नंबर 1023 राशि 6,300 और नंबर 1027 राशि 3,500।
- आखिरी दिन 4,200 की नकद जमा जो स्टेटमेंट में नहीं दिखी।
- बैंक शुल्क 100 रियाल और उस पर टैक्स 15 रियाल, जो बैंक ने काटे लेकिन दर्ज नहीं हुए।
- एक ग्राहक से 1,500 रियाल का ट्रांसफ़र जो बहियों में दर्ज नहीं हुआ।
- एक सप्लायर को 2,340 का भुगतान, जो बहियों में गलती से 2,430 दर्ज हुआ।
| स्टेटमेंट के अनुसार बैंक शेष | राशि |
|---|---|
| स्टेटमेंट के अनुसार शेष | 92,150 |
| जोड़ें: रास्ते में जमा | 4,200 |
| घटाएँ: बकाया चेक (6,300 + 3,500) | (9,800) |
| समायोजित शेष | 86,550 |
| बहियों के अनुसार बैंक शेष | राशि |
|---|---|
| बहियों के अनुसार शेष | 85,075 |
| जोड़ें: दर्ज न किया गया ग्राहक ट्रांसफ़र | 1,500 |
| जोड़ें: भुगतान की गलती का सुधार (2,430 - 2,340) | 90 |
| घटाएँ: टैक्स सहित बैंक शुल्क | (115) |
| समायोजित शेष | 86,550 |
दोनों समायोजित शेष 86,550 रियाल पर बराबर हो गए, और यही शेष वित्तीय स्थिति के विवरण में दिखता है।
समायोजन प्रविष्टियाँ
बहियों में केवल वे मदें दर्ज की जाती हैं जिन्होंने बहियों के शेष को समायोजित किया। बकाया चेक और रास्ते में जमा के लिए किसी प्रविष्टि की ज़रूरत नहीं, क्योंकि वे पहले से दर्ज हैं।
| विवरण | डेबिट | क्रेडिट | राशि |
|---|---|---|---|
| बैंक शुल्क | बैंक कमीशन व्यय | बैंक | 100 |
| शुल्क पर टैक्स | VAT - इनपुट | बैंक | 15 |
| ग्राहक का ट्रांसफ़र | बैंक | ग्राहक | 1,500 |
| भुगतान का सुधार | बैंक | सप्लायर | 90 |
समय बचाने वाले तरीके
- कम से कम हर महीने मिलान करें, और अगर लेनदेन ज़्यादा हों या आपके पास कई POS डिवाइस हों तो हर हफ़्ते।
- तीन महीने से ज़्यादा पुराने बकाया चेकों पर नज़र रखें, और कारण जानने के लिए लाभार्थी से संपर्क करें।
- POS डिवाइस के सेटलमेंट को सकल राशि पर दर्ज करें और फिर कमीशन अलग से, ताकि बिक्री जमा की गई राशियों से मेल खाए।
- कामों को अलग रखें: जो व्यक्ति मिलान तैयार करता है, वही भुगतान जारी करने वाला न हो, और उसे कोई तीसरा व्यक्ति स्वीकृत करे।
अपनी फ़ाइल के लिए एक संक्षिप्त फ़ॉर्मेट
मासिक काम को एकरूप बनाने के लिए मिलान का एक निश्चित फ़ॉर्मेट अपनाएँ, जिसमें यह जानकारी हो, और उसे बैंक स्टेटमेंट के साथ महीने की फ़ाइल में रखें:
- बैंक का नाम, खाते का संक्षिप्त नंबर, मुद्रा, और मिलान की तारीख।
- स्टेटमेंट के अनुसार शेष, फिर रास्ते में जमा और बकाया चेकों की सूची, हर चेक के नंबर, तारीख और लाभार्थी के नाम के साथ।
- बहियों के अनुसार शेष, फिर वे मदें जो बैंक ने दर्ज कीं लेकिन बहियों में दर्ज नहीं हुईं, और पकड़ी गई गलतियाँ।
- दोनों समायोजित शेष, जो बराबर होने चाहिए।
- दर्ज की गई समायोजन प्रविष्टियों के नंबर, और तैयार करने वाले तथा स्वीकृत करने वाले का नाम और तारीख।
अगले महीने सबसे पहले पिछले मिलान की बकाया मदों की जाँच करें: क्या चेक 1023 और 1027 भुना लिए गए? क्या 4,200 रियाल की जमा अप्रैल के शुरुआती दिनों में दिखी? जो भी मद बिना स्पष्टीकरण के लगातार दो से ज़्यादा मिलानों में दिखे, उसकी जाँच होनी चाहिए। और रास्ते में जमा जो ज़्यादा से ज़्यादा दो-तीन दिन बाद भी स्टेटमेंट में न दिखे, एक असली ख़तरे का संकेत है, क्योंकि इसका मतलब हो सकता है कि नकदी बहियों में दर्ज हुई लेकिन वास्तव में जमा नहीं हुई।
इस तरह मिलान एक रूटीन काम से एक असली नियंत्रण साधन बन जाता है, और बाहरी लेखा परीक्षक को अपनी ज़रूरत की हर चीज़ एक ही जगह मिल जाती है।