لماذا لا يتطابق الرصيدان؟
المطابقة البنكية (Bank Reconciliation) مقارنة بين رصيد البنك في دفاتر المنشأة ورصيده في كشف الحساب في التاريخ نفسه، ثم تفسير كل فرق. نادرًا ما يتطابق الرصيدان مباشرة، والسبب واحد من نوعين:
- فروق توقيت: عمليات سجلتها المنشأة ولم تصل البنك بعد، أو عمليات نفذها البنك ولم تعلم بها المنشأة.
- أخطاء: مبلغ مسجل خطأ في الدفاتر، أو حركة خاطئة من البنك.
المطابقة الشهرية من أهم أدوات الرقابة الداخلية على النقد، وتكشف مبكرًا الرسوم غير المتوقعة والتحويلات غير المسجلة وأي تلاعب.
الخطوات العملية
- اجمع كشف الحساب لآخر الشهر، وتقرير حركة حساب البنك من الدفاتر للفترة نفسها، ومطابقة الشهر السابق.
- طابق كل حركة في الكشف مع ما يقابلها في الدفاتر، وضع علامة على المتطابق.
- الحركات غير المتطابقة في الدفاتر هي غالبًا شيكات أو تحويلات صادرة لم تُصرف وإيداعات في الطريق. هذه تُعدّل على رصيد البنك.
- الحركات غير المتطابقة في الكشف هي غالبًا رسوم بنكية، أو تحويلات عملاء واردة، أو تسويات نقاط البيع لم تُسجل. هذه تُعدّل على رصيد الدفاتر.
- راجع الأخطاء: قارن المبالغ رقمًا برقم، فخطأ نقل الأرقام شائع.
- أعد المطابقة حتى يتساوى الرصيدان المعدلان، ثم سجّل قيود التسوية للبنود التي تخص الدفاتر.
مثال محلول
في 31 مارس كان رصيد البنك في دفاتر محل لبيع الأجهزة 85,075 ريال، ورصيد كشف الحساب 92,150 ريال. وبعد المقارنة ظهر ما يلي:
- شيكان صادران للموردين لم يُصرفا: رقم 1023 بمبلغ 6,300 ورقم 1027 بمبلغ 3,500.
- إيداع نقدي في آخر يوم بمبلغ 4,200 لم يظهر في الكشف.
- رسوم بنكية 100 ريال وضريبتها 15 ريال خصمها البنك ولم تُسجل.
- تحويل من عميل بمبلغ 1,500 ريال لم يُسجل في الدفاتر.
- سداد لمورد بمبلغ 2,340 سُجل في الدفاتر خطأً 2,430.
| رصيد البنك حسب الكشف | المبلغ |
|---|---|
| الرصيد حسب الكشف | 92,150 |
| يُضاف: إيداع في الطريق | 4,200 |
| يُطرح: شيكات معلقة (6,300 + 3,500) | (9,800) |
| الرصيد المعدل | 86,550 |
| رصيد البنك حسب الدفاتر | المبلغ |
|---|---|
| الرصيد حسب الدفاتر | 85,075 |
| يُضاف: تحويل عميل غير مسجل | 1,500 |
| يُضاف: تصحيح خطأ السداد (2,430 - 2,340) | 90 |
| يُطرح: رسوم بنكية مع الضريبة | (115) |
| الرصيد المعدل | 86,550 |
تساوى الرصيدان المعدلان عند 86,550 ريال، وهو الرصيد الذي يظهر في قائمة المركز المالي.
قيود التسوية
تُسجل في الدفاتر فقط البنود التي عدلت رصيد الدفاتر. أما الشيكات المعلقة والإيداع في الطريق فلا تحتاج قيدًا لأنها مسجلة أصلًا.
| البيان | مدين | دائن | المبلغ |
|---|---|---|---|
| الرسوم البنكية | مصروف عمولات بنكية | البنك | 100 |
| ضريبة الرسوم | ضريبة القيمة المضافة - مدخلات | البنك | 15 |
| تحويل العميل | البنك | العملاء | 1,500 |
| تصحيح السداد | البنك | الموردون | 90 |
ممارسات تختصر وقتك
- طابق شهريًا على الأقل، وأسبوعيًا إذا كانت الحركة كثيفة أو لديك نقاط بيع متعددة.
- تابع الشيكات المعلقة لأكثر من ثلاثة أشهر، وتواصل مع المستفيد لمعرفة السبب.
- سجّل تسويات أجهزة نقاط البيع بالإجمالي ثم العمولة بشكل منفصل، حتى تطابق المبيعات مع المبالغ المودعة.
- افصل المهام: من يعد المطابقة لا يكون هو نفسه من يصدر المدفوعات، ويعتمدها شخص ثالث.
نموذج مختصر تعتمده في ملفك
لتوحيد العمل الشهري، اعتمد نموذجًا ثابتًا للمطابقة يحتوي على البيانات التالية، ويُحفظ مع كشف الحساب في ملف الشهر:
- اسم البنك ورقم الحساب المختصر والعملة، وتاريخ المطابقة.
- الرصيد حسب الكشف، ثم قائمة الإيداعات في الطريق والشيكات المعلقة مع رقم كل شيك وتاريخه واسم المستفيد.
- الرصيد حسب الدفاتر، ثم البنود التي سجلها البنك ولم تُسجل في الدفاتر، والأخطاء المكتشفة.
- الرصيدان المعدلان، ويجب أن يتساويا.
- أرقام قيود التسوية التي سُجلت، واسم المعد والمعتمد والتاريخ.
في الشهر التالي، أول ما تفعله أن تتحقق من البنود المعلقة في المطابقة السابقة: هل صُرف الشيكان 1023 و1027؟ هل ظهر الإيداع البالغ 4,200 ريال في أول أيام أبريل؟ أي بند يظهر في أكثر من مطابقتين متتاليتين دون تفسير يستحق التحقيق. والإيداع في الطريق الذي لا يظهر في الكشف بعد يومين أو ثلاثة على الأكثر علامة خطر حقيقية، لأنه قد يعني نقدًا سُجل في الدفاتر ولم يُودع فعلًا.
بهذه الطريقة تتحول المطابقة من مهمة روتينية إلى أداة رقابية حقيقية، ويجد المراجع الخارجي كل ما يحتاجه في مكان واحد.