शुरू करने से पहले: आपको क्या चाहिए?
FATOORA प्लेटफ़ॉर्म के साथ इंटीग्रेशन एक छोटा प्रोजेक्ट है जिसके निश्चित चरण होते हैं, और इसमें अकाउंटेंट और सिस्टम प्रभारी दोनों भाग लेते हैं। शुरू करने से पहले चार बातें सुनिश्चित करें: व्यवसाय को अपनी वेव की तारीख़ पता हो, उपयोग किया जा रहा तकनीकी समाधान चरण 2 की आवश्यकताओं का समर्थन करता हो, आपके पास उचित अधिकार के साथ ज़कात, टैक्स और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) के इलेक्ट्रॉनिक पोर्टल का लॉगिन खाता हो, और आपने इनवॉइस जारी करने वाली इकाइयों (EGS Units) की गिनती कर ली हो, यानी हर डिवाइस, शाखा या पॉइंट ऑफ़ सेल जो इनवॉइस जारी करता है।
पहला चरण: सत्यापन कोड और प्रमाणपत्र
- ZATCA की इलेक्ट्रॉनिक सेवाओं के माध्यम से FATOORA पोर्टल में लॉगिन करें।
- एक बार उपयोग होने वाला सत्यापन कोड (OTP) बनाने का विकल्प चुनें, और उन इकाइयों की संख्या तय करें जिन्हें आप जोड़ना चाहते हैं; हर इकाई के लिए अलग कोड होता है।
- इकाई के तकनीकी समाधान में कोड दर्ज करें, फिर समाधान प्रमाणपत्र हस्ताक्षर अनुरोध बनाकर प्लेटफ़ॉर्म पर भेजता है।
- प्लेटफ़ॉर्म एक प्रारंभिक अनुपालन प्रमाणपत्र जारी करता है, फिर समाधान अनुपालन जाँच चलाता है, और उनके सफल होने के बाद उसे प्रोडक्शन प्रमाणपत्र (Production CSID) मिलता है जिससे वास्तविक इनवॉइस पर स्टैम्प लगाया जाता है।
दूसरा चरण: सभी प्रकार के दस्तावेज़ों का परीक्षण
केवल एक इनवॉइस का सफल होना पर्याप्त नहीं है। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि समाधान हर उस प्रकार का दस्तावेज़ जारी करता है जिसका व्यवसाय वास्तव में उपयोग करता है। नीचे की तालिका व्यक्तियों और व्यवसायों दोनों को बेचने वाले व्यवसाय के लिए एक नमूना परीक्षण मैट्रिक्स है:
| # | दस्तावेज़ | प्रकार | प्रक्रिया | मूल्य का उदाहरण |
|---|---|---|---|---|
| 1 | इनवॉइस | टैक्स | क्लीयरेंस | 10,000 + 1,500 टैक्स |
| 2 | क्रेडिट नोट (बिक्री वापसी) | टैक्स | क्लीयरेंस | 2,000 + 300 टैक्स |
| 3 | डेबिट नोट (मूल्य अंतर) | टैक्स | क्लीयरेंस | 500 + 75 टैक्स |
| 4 | इनवॉइस | सरलीकृत | रिपोर्टिंग | टैक्स सहित 460 |
| 5 | क्रेडिट नोट | सरलीकृत | रिपोर्टिंग | टैक्स सहित 115 |
| 6 | डेबिट नोट | सरलीकृत | रिपोर्टिंग | टैक्स सहित 57.50 |
नोट्स में सुनिश्चित करें कि वे मूल इनवॉइस के नंबर और जारी करने के कारण का उल्लेख करते हैं, और राशियाँ सही गणना होती हैं: उदाहरण के लिए, पंक्ति 5 का क्रेडिट नोट टैक्स से पहले 100 रियाल और 15 रियाल टैक्स के बराबर है।
तीसरा चरण: वास्तविक संचालन और निगरानी
प्रोडक्शन प्रमाणपत्र मिलने के बाद वास्तविक इनवॉइस जारी होने लगते हैं। हर इनवॉइस में एक क्रमिक काउंटर (ICV) और पिछले इनवॉइस का हैश मान (PIH) होता है, जिससे इनवॉइस एक जुड़ी हुई श्रृंखला बनाते हैं। उदाहरण: काउंटर 101 वाले इनवॉइस में इनवॉइस 100 का हैश होता है, और इनवॉइस 102 में इनवॉइस 101 का हैश। इसलिए जारी होने के बाद किसी भी इनवॉइस को हटाना या बदलना मना है।
तकनीकी समाधान में स्थिति डैशबोर्ड रोज़ जाँचें:
- क्लीयर / रिपोर्ट किया गया: कोई कार्रवाई आवश्यक नहीं।
- चेतावनियों के साथ स्वीकृत: इनवॉइस मान्य है, लेकिन आगे के इनवॉइस में चेतावनी का कारण ठीक करें।
- अस्वीकृत: तुरंत कार्रवाई आवश्यक।
- भेजे जाने की प्रतीक्षा में: अक्सर कनेक्शन टूटने के कारण; सुनिश्चित करें कि इसे निर्धारित समय-सीमा के भीतर भेजा जाए।
अस्वीकृत इनवॉइस को संभालना
अस्वीकृत टैक्स इनवॉइस को मान्य इनवॉइस नहीं माना जाता और उसे ग्राहक को नहीं दिया जाता। आम कारण: ख़रीदार का ग़लत VAT नंबर, राष्ट्रीय पते में कमी, मद के स्तर पर टैक्स गणना में त्रुटि, अतार्किक तारीख़, या समाप्त प्रमाणपत्र। व्यावहारिक प्रक्रिया:
- प्लेटफ़ॉर्म द्वारा लौटाया गया त्रुटि संदेश पढ़ें और कारण बनने वाला फ़ील्ड पहचानें।
- केवल इनवॉइस नहीं, बल्कि मूल डेटा (जैसे ग्राहक कार्ड) ठीक करें, ताकि त्रुटि दोहराई न जाए।
- इनवॉइस दोबारा जारी करें, क्लीयरेंस के लिए भेजें, फिर ग्राहक को दें।
- मामले को एक फ़ॉलो-अप फ़ाइल में दर्ज करें, क्योंकि किसी एक प्रकार की अस्वीकृति का बार-बार होना सेटअप में समस्या का संकेत है।
इंटीग्रेशन टीम में भूमिकाओं का बँटवारा
छोटे व्यवसायों में एक ही व्यक्ति कई भूमिकाएँ निभाता है, लेकिन ज़िम्मेदारियों का स्पष्ट होना उपयोगी है:
- अकाउंटेंट: उपयोग होने वाले दस्तावेज़ों के प्रकार तय करता है, परीक्षण इनवॉइस में टैक्स की शुद्धता जाँचता है, और संचालन के बाद पहली बिक्री रिपोर्ट का रिकॉर्ड से मिलान करता है।
- सिस्टम प्रभारी या प्रदाता: सत्यापन कोड दर्ज करता है, प्रमाणपत्रों पर नज़र रखता है, और कनेक्शन की त्रुटियाँ ठीक करता है।
- शाखा या बिक्री प्रबंधक: व्यवसाय ग्राहकों का डेटा अपडेट होना सुनिश्चित करता है, और कैशियर को इनवॉइस का प्रकार चुनने का प्रशिक्षण देता है।
- ZATCA पोर्टल में अधिकार रखने वाला व्यक्ति: आवश्यकता पड़ने पर सत्यापन कोड बनाता है और प्राधिकरण की सूचनाओं पर नज़र रखता है।
संचालन के बाद पहले सप्ताह को गहन निगरानी का सप्ताह बनाएँ: हर दिन जारी इनवॉइस की संख्या, क्लीयर और रिपोर्ट किए गए इनवॉइस की संख्या, अस्वीकृत इनवॉइस की संख्या और अस्वीकृति के कारण देखें। उदाहरण के लिए, अगर किसी शाखा ने एक दिन में 300 इनवॉइस जारी किए और उनमें से 6 अस्वीकृत हुए, तो अस्वीकृति दर 2% है, और यह जानना ज़रूरी है कि क्या ये छह किसी एक ही कारण से हैं जिसे एक बार में ठीक किया जा सकता है।