قبل أن تبدأ: ما الذي تحتاجه؟
الربط مع منصة فاتورة مشروع صغير له خطوات محددة، ويتشارك فيه المحاسب ومسؤول النظام. قبل البدء تأكد من أربعة أمور: أن المنشأة تعرف موعد موجتها، وأن الحل التقني المستخدم يدعم متطلبات المرحلة الثانية، وأن لديك حساب دخول على بوابة الهيئة الإلكترونية بصلاحية مناسبة، وأنك حصرت وحدات الإصدار (EGS Units)، أي كل جهاز أو فرع أو نقطة بيع تصدر فواتير.
الخطوة الأولى: رمز التحقق والشهادة
- ادخل إلى بوابة فاتورة من خلال خدمات الهيئة الإلكترونية.
- اختر إنشاء رمز تحقق لمرة واحدة (OTP)، وحدد عدد الوحدات التي تريد ربطها؛ لكل وحدة رمز مستقل.
- أدخل الرمز في الحل التقني الخاص بالوحدة، فيُنشئ الحل طلب توقيع شهادة ويرسله للمنصة.
- تصدر المنصة شهادة امتثال أولية، ثم يجري الحل فحوصات الامتثال، وبعد نجاحها يحصل على شهادة الإنتاج (Production CSID) التي تختم بها الفواتير الفعلية.
الخطوة الثانية: اختبار جميع أنواع المستندات
لا يكفي أن تنجح فاتورة واحدة. يجب أن تتأكد أن الحل يصدر كل نوع من المستندات التي تستخدمها المنشأة فعلًا. الجدول التالي مصفوفة اختبار نموذجية لمنشأة تبيع للأفراد والمنشآت:
| # | المستند | النوع | الآلية | مثال القيمة |
|---|---|---|---|---|
| 1 | فاتورة | ضريبية | اعتماد | 10,000 + 1,500 ضريبة |
| 2 | إشعار دائن (مرتجع) | ضريبي | اعتماد | 2,000 + 300 ضريبة |
| 3 | إشعار مدين (فرق سعر) | ضريبي | اعتماد | 500 + 75 ضريبة |
| 4 | فاتورة | مبسطة | إبلاغ | 460 شاملة الضريبة |
| 5 | إشعار دائن | مبسط | إبلاغ | 115 شاملة الضريبة |
| 6 | إشعار مدين | مبسط | إبلاغ | 57.50 شاملة الضريبة |
تأكد في الإشعارات من أنها تشير إلى رقم الفاتورة الأصلية وسبب الإصدار، وأن الأرقام تُحسب بشكل صحيح: فالإشعار الدائن في السطر 5 مثلًا يساوي 100 ريال قبل الضريبة و15 ريالًا ضريبة.
الخطوة الثالثة: التشغيل الفعلي والمراقبة
بعد الحصول على شهادة الإنتاج يبدأ الإصدار الحقيقي. كل فاتورة تحمل عدادًا متسلسلًا (ICV) وقيمة تجزئة الفاتورة السابقة (PIH)، فتشكل الفواتير سلسلة متصلة. مثال: الفاتورة ذات العداد 101 تحمل تجزئة الفاتورة 100، والفاتورة 102 تحمل تجزئة الفاتورة 101. لذلك يُمنع حذف أي فاتورة أو تعديلها بعد إصدارها.
راقب يوميًا لوحة الحالات في الحل التقني:
- معتمدة / مُبلّغ بها: لا إجراء مطلوب.
- مقبولة مع تحذيرات: الفاتورة صالحة، لكن عالج سبب التحذير في الفواتير القادمة.
- مرفوضة: تحتاج إجراءً فوريًا.
- بانتظار الإرسال: غالبًا بسبب انقطاع الاتصال؛ تأكد من إرسالها ضمن المهلة.
التعامل مع الفواتير المرفوضة
الفاتورة الضريبية المرفوضة لا تُعد فاتورة صالحة ولا تُسلّم للعميل. الأسباب الشائعة: رقم ضريبي غير صحيح للمشتري، أو نقص في العنوان الوطني، أو خطأ في حساب الضريبة على مستوى البند، أو تاريخ غير منطقي، أو شهادة منتهية. الإجراء العملي:
- اقرأ رسالة الخطأ التي تعيدها المنصة وحدد الحقل المسبب.
- صحّح البيانات الأساسية (بطاقة العميل مثلًا) وليس الفاتورة وحدها، حتى لا يتكرر الخطأ.
- أعد إصدار الفاتورة وإرسالها للاعتماد ثم سلّمها للعميل.
- سجّل الحالة في ملف متابعة، فتكرار نوع معين من الرفض يدل على مشكلة في الإعداد.
توزيع الأدوار في فريق الربط
في المنشآت الصغيرة يقوم شخص واحد بعدة أدوار، لكن من المفيد أن تكون المسؤوليات واضحة:
- المحاسب: يحدد أنواع المستندات المستخدمة، ويراجع صحة الضريبة في فواتير الاختبار، ويطابق أول تقرير مبيعات بعد التشغيل مع السجلات.
- مسؤول النظام أو المزود: يدخل رموز التحقق، ويتابع الشهادات، ويعالج أخطاء الاتصال.
- مدير الفرع أو المبيعات: يتأكد من تحديث بيانات العملاء من المنشآت، ويدرّب الكاشير على اختيار نوع الفاتورة.
- صاحب الصلاحية في بوابة الهيئة: ينشئ رموز التحقق عند الطلب ويتابع إشعارات الهيئة.
واجعل الأسبوع الأول بعد التشغيل أسبوع مراقبة مكثفة: راجع كل يوم عدد الفواتير الصادرة، وعدد المعتمدة والمبلّغ بها، وعدد المرفوضة، وأسباب الرفض. مثلًا إذا أصدر فرع 300 فاتورة في يوم ورُفضت 6 منها، فنسبة الرفض 2%، ومن المهم معرفة هل الست لسبب واحد يمكن إصلاحه مرة واحدة.