इन्वेंटरी, नकदी का ही दूसरा रूप
रैक पर रखा हर कार्टन वह पैसा है जो आपने आपूर्तिकर्ता को दिया और जो अभी आपके पास लौटा नहीं। वह जितना ज़्यादा समय रहता है, उसकी छिपी लागत उतनी ही बढ़ती है: किराए की जगह, बैंक वित्तपोषण या निवेश का खोया हुआ अवसर, ख़राब होने, पुराना पड़ने या एक्सपायर होने की संभावना, और गिनती व व्यवस्था में लगी मेहनत। इसलिए अकाउंटेंट इन्वेंटरी की गति को दो आसान संकेतकों से मापते हैं।
धीमा स्टॉक ख़ास तौर पर तब तक हिसाब में समस्या के रूप में नहीं दिखता जब तक वह जमा न हो जाए; उसका शेष वित्तीय स्थिति के विवरण में लागत पर एक सही-सलामत परिसंपत्ति की तरह बना रहता है, जबकि बाज़ार में उसका असली मूल्य बहुत कम हो सकता है।
टर्नओवर और इन्वेंटरी दिवस
- इन्वेंटरी टर्नओवर (Inventory Turnover) = बेचे गए माल की लागत ÷ औसत इन्वेंटरी
- औसत इन्वेंटरी = (प्रारंभिक इन्वेंटरी + अंतिम इन्वेंटरी) ÷ 2
- इन्वेंटरी दिवस (Days Inventory Outstanding) = 365 ÷ टर्नओवर
बिक्री नहीं, बल्कि बेचे गए माल की लागत का उपयोग करें, क्योंकि इन्वेंटरी लागत पर दर्ज होती है। बिक्री का उपयोग करने से टर्नओवर असलियत से ज़्यादा दिखता है।
रियाद में स्पेयर पार्ट्स की एक दुकान:
| मद | रियाल |
|---|---|
| साल के लिए बेचे गए माल की लागत | 1,800,000 |
| साल की शुरुआत की इन्वेंटरी | 500,000 |
| साल के अंत की इन्वेंटरी | 700,000 |
| औसत इन्वेंटरी | 600,000 |
- टर्नओवर = 1,800,000 ÷ 600,000 = साल में 3 बार
- इन्वेंटरी दिवस = 365 ÷ 3 = लगभग 122 दिन
यानी इन्वेंटरी में लगाए गए रियाल को लौटने में औसतन लगभग चार महीने लगते हैं। अगर दुकान बिक्री लागत स्थिर रखते हुए अपना टर्नओवर 4 बार तक बढ़ा ले, तो आवश्यक औसत इन्वेंटरी घटकर 450,000 रियाल रह जाएगी, यानी 150,000 रियाल नकदी मुक्त हो जाएगी।
औसत ब्योरे छिपा लेता है: इन्वेंटरी एजिंग रिपोर्ट
3 बार का टर्नओवर यह भी हो सकता है कि सभी वस्तुएँ नियमित रूप से बिक रही हैं, और यह भी कि आधी वस्तुएँ तेज़ी से बिक रही हैं और बाक़ी आधी एक साल से हिली नहीं। इसलिए आपको इन्वेंटरी एजिंग रिपोर्ट चाहिए, जो हर वस्तु के शेष को आख़िरी बिक्री की तारीख़ के अनुसार वर्गीकृत करती है।
| आख़िरी बिक्री | लागत पर मूल्य (रियाल) | प्रतिशत |
|---|---|---|
| 90 दिनों के भीतर | 455,000 | 65% |
| 91 से 180 दिन | 84,000 | 12% |
| 181 से 365 दिन | 63,000 | 9% |
| एक साल से ज़्यादा | 98,000 | 14% |
| कुल | 700,000 | 100% |
यहाँ फँसा हुआ पैसा दिखता है: 161,000 रियाल का माल जिसमें से छह महीने या उससे ज़्यादा से कुछ नहीं बिका, और उसमें से 98,000 रियाल का माल एक साल से ज़्यादा से। ये अक्सर ऐसे कार मॉडलों के पार्ट्स होते हैं जो अब बाज़ार में कम दिखते हैं, या बड़ी छूट पर ज़रूरत से ज़्यादा ख़रीदी गई मात्राएँ।
धीमे स्टॉक का लेखा प्रभाव
अंतरराष्ट्रीय लेखा मानक 2 के अनुसार, इन्वेंटरी को लागत या शुद्ध वसूली योग्य मूल्य (Net Realisable Value), जो भी कम हो, पर मापा जाता है। शुद्ध वसूली योग्य मूल्य अपेक्षित बिक्री मूल्य में से बिक्री पूरी करने की लागत घटाकर निकलता है।
एक धीमी वस्तु जिसकी लागत 98,000 रियाल है। बाज़ार के अध्ययन के बाद, उसे अधिकतम 60,000 रियाल में बेचा जा सकता है, और निकासी की लागत (कमीशन और डिलीवरी) 5,000 रियाल है।
- शुद्ध वसूली योग्य मूल्य = 60,000 − 5,000 = 55,000 रियाल
- आवश्यक कटौती = 98,000 − 55,000 = 43,000 रियाल, जो आय विवरण में डाली जाती है
इस कटौती को नज़रअंदाज़ करने से परिसंपत्तियाँ और लाभ बढ़ा-चढ़ाकर दिखते हैं, और यह बाहरी लेखा परीक्षक की आपत्ति का विषय बन सकता है।
कटौती के बाद
जब वस्तु बाद में 60,000 रियाल में बिकेगी, तो आय विवरण में सिर्फ़ मामूली लाभ या हानि दिखेगी, क्योंकि मुख्य हानि पहले ही दर्ज हो चुकी है। और अगर बिक्री से पहले बाज़ार सुधर जाए और शुद्ध वसूली योग्य मूल्य बढ़ जाए, तो मानक के अनुसार कटौती का एक हिस्सा, बढ़ोतरी के बराबर और मूल रूप से घटाई गई राशि की सीमा में, उलट दिया जाता है। इसलिए हर वस्तु के अनुमान का आधार दर्ज रखना बेहतर है: कोटेशन, हाल की बिक्री कीमतें, या ख़रीद प्रमुख की राय।
फँसे पैसे को मुक्त करने के व्यावहारिक क़दम
- हर तिमाही एजिंग रिपोर्ट निकालें और 180 दिन से ज़्यादा पुरानी हर वस्तु के लिए एक ज़िम्मेदार व्यक्ति तय करें।
- धीमी वस्तुओं का स्वचालित पुनः ऑर्डर बंद करें, क्योंकि बहुत सा धीमा स्टॉक आदतन दोहराए जाने वाले ख़रीद ऑर्डरों की वजह से होता है।
- योजना के साथ निकासी करें: कॉम्बो ऑफ़र, दूसरे व्यापारियों या वर्कशॉप को बिक्री, या अगर समझौता अनुमति दे तो आपूर्तिकर्ता को वापसी।
- ख़रीद की सीमाओं की समीक्षा करें: अगर मात्रा एक साल तक रैक पर पड़ी रहेगी, तो मात्रा छूट का कोई फ़ायदा नहीं।
- संकेतक की हर महीने निगरानी करें, हर वस्तु श्रेणी के लिए, सिर्फ़ पूरी इन्वेंटरी के लिए नहीं।