इन्वेंटरी की निगरानी की दो प्रणालियाँ
माल बेचने वाले हर व्यवसाय को यह जानना होता है कि उसकी इन्वेंटरी में कितना बचा है और जो उसने बेचा उसकी लागत कितनी आई। इसे दर्ज करने के दो मुख्य तरीक़े हैं:
- आवधिक इन्वेंटरी प्रणाली (Periodic Inventory): ख़रीद एक ख़रीद खाते में दर्ज की जाती है, और हर बिक्री के साथ इन्वेंटरी का शेष अपडेट नहीं होता। अवधि के अंत में इन्वेंटरी की वास्तविक गिनती होती है, और बेचे गए माल की लागत अंतर से निकाली जाती है।
- सतत इन्वेंटरी प्रणाली (Perpetual Inventory): हर ख़रीद, बिक्री या वापसी के साथ हर वस्तु का शेष मात्रा और मूल्य दोनों में अपडेट होता है, इसलिए बेचे गए माल की लागत और इन्वेंटरी का शेष किसी भी समय पता होता है।
आवधिक प्रणाली में गणना
सूत्र: बेचे गए माल की लागत = प्रारंभिक इन्वेंटरी + शुद्ध ख़रीद − अंतिम इन्वेंटरी (वास्तविक गिनती के अनुसार)।
समस्या यह है कि कोई भी कमी, चोरी, ख़राबी या निकासी में ग़लती बेचे गए माल की लागत में छिप जाती है और आपको दिखती नहीं। आपको एक ही आंकड़ा दिखता है, और आप नहीं जानते कि उसमें कितना वास्तविक बिक्री है और कितना नुक़सान।
उदाहरण: एक फ़ार्मेसी, दो प्रणालियाँ
अबहा में एक फ़ार्मेसी, लागत पर साल का डेटा:
| मद | रियाल |
|---|---|
| प्रारंभिक इन्वेंटरी | 80,000 |
| शुद्ध ख़रीद | 300,000 |
| बिक्री के लिए उपलब्ध | 380,000 |
| वास्तविक गिनती के अनुसार अंतिम इन्वेंटरी | 95,000 |
आवधिक प्रणाली से: बेचे गए माल की लागत = 380,000 − 95,000 = 285,000 रियाल। बात ख़त्म, इससे ज़्यादा कोई जानकारी नहीं।
सतत प्रणाली से: प्रणाली ने हर वस्तु की लागत उसकी बिक्री के समय दर्ज की, इसलिए दर्ज बिक्री लागत 280,000 रियाल रही, और अपेक्षित बही शेष 100,000 रियाल। वास्तविक गिनती में सिर्फ़ 95,000 रियाल मिले।
| मद | रियाल |
|---|---|
| वास्तविक बिक्री लागत | 280,000 |
| इन्वेंटरी की कमी | 5,000 |
| कुल | 285,000 |
कुल वही है, लेकिन सतत प्रणाली ने उजागर किया कि 5,000 रियाल का माल बिका नहीं, बल्कि खो गया। और क्योंकि प्रणाली हर वस्तु पर नज़र रखती है, यह पता लगाया जा सकता है कि ज़्यादातर कमी कुछ विशेष वस्तुओं में है, जैसे कैशियर के पास रखे कॉस्मेटिक्स या एक्सपायर हो चुकी दवाएँ जिन्हें ख़राब माल के रूप में दर्ज नहीं किया गया, इसलिए इलाज लक्षित होता है।
त्वरित तुलना
| पहलू | आवधिक इन्वेंटरी प्रणाली | सतत इन्वेंटरी प्रणाली |
|---|---|---|
| शेष की जानकारी | सिर्फ़ अवधि के अंत में | किसी भी समय |
| बिक्री की लागत | अवधि के अंत में अंतर से | हर इनवॉइस के साथ |
| कमी का पता लगाना | लगभग असंभव | बही शेष की वास्तविक से तुलना करके |
| आवश्यकताएँ | सरल | प्रणाली, वस्तुओं की कोडिंग और प्रविष्टि में अनुशासन |
| मासिक वित्तीय विवरण | अनुमान या मासिक गिनती की ज़रूरत | सीधे उपलब्ध |
आपके लिए कौन सी सही है?
आवधिक इन्वेंटरी प्रणाली बहुत छोटे व्यवसाय के लिए काफ़ी हो सकती है, जिसमें कम मूल्य की थोड़ी वस्तुएँ हों, जिसे मालिक ख़ुद चलाता हो, और जिसे सटीक मासिक रिपोर्टों की ज़रूरत न हो।
सतत इन्वेंटरी प्रणाली इन स्थितियों में व्यावहारिक विकल्प है:
- वस्तुओं की बड़ी संख्या, जैसे फ़ार्मेसी, स्पेयर पार्ट्स की दुकानें और सुपरमार्केट।
- ऊँचे मूल्य वाली या आसानी से चोरी होने वाली वस्तुएँ।
- ऐसी वस्तुएँ जिनकी एक्सपायरी तारीख़ या बैच नंबर पर नज़र रखनी हो।
- कई शाखाएँ या गोदाम जिनके बीच ट्रांसफ़र की ज़रूरत हो।
- वास्तविक शेष पर आधारित पुनः ऑर्डर के फ़ैसलों की ज़रूरत।
आवधिक से सतत प्रणाली पर जाने के लिए तैयारी चाहिए: हर वस्तु को एक मानक नंबर या बारकोड से कोड करना, एक सटीक प्रारंभिक गिनती जो शुरुआती बिंदु बने, और कर्मचारियों को बिना किसी अपवाद के हर गतिविधि दर्ज करने का प्रशिक्षण, जिसमें वापसी, ख़राब माल और मुफ़्त सैंपल भी शामिल हैं। जो भी गतिविधि दर्ज नहीं होती, वह बाद में इन्वेंटरी के ऐसे अंतर में बदल जाती है जिसे समझाना मुश्किल होता है। बेहतर है कि वस्तुओं की एक श्रेणी या एक शाखा से शुरुआत करें, फिर प्रक्रियाओं के अनुशासन की पुष्टि के बाद विस्तार करें।
यह भी ध्यान देने योग्य है कि इन्वेंटरी प्रणाली का चुनाव मूल्यांकन के तरीक़े से स्वतंत्र है। भारित औसत या FIFO दोनों प्रणालियों में लागू किया जा सकता है, लेकिन सतत प्रणाली में हर बिक्री पर लागत निकालनी होती है, इसलिए उसमें अक्सर चल औसत (Moving Average) इस्तेमाल होता है।
आंशिक चक्रीय गिनती: बीच का रास्ता
सतत प्रणाली के साथ आपको गिनती के लिए दुकान पूरा दिन बंद करने की ज़रूरत नहीं। आप चक्रीय गिनती (Cycle Counting) लागू कर सकते हैं: हर हफ़्ते वस्तुओं के एक समूह की गिनती करें, ऊँचे मूल्य वाली या ज़्यादा बिकने वाली वस्तुओं पर ज़्यादा ध्यान देते हुए, ताकि साल में सभी वस्तुओं की कम से कम एक बार गिनती हो जाए, और कमी का पता महीनों बाद नहीं, बल्कि उसी समय चल जाए जब वह होती है।