انوینٹری کی نگرانی کے دو نظام
مال بیچنے والے ہر ادارے کو یہ جاننا ضروری ہے کہ اس کی انوینٹری میں کتنا باقی ہے اور جو کچھ اس نے بیچا اس کی لاگت کتنی آئی۔ اسے درج کرنے کے دو بنیادی طریقے ہیں:
- وقتاً فوقتاً انوینٹری نظام (Periodic Inventory): خریداری ایک پرچیز اکاؤنٹ میں درج ہوتی ہے، اور ہر فروخت کے ساتھ انوینٹری کا بیلنس اپ ڈیٹ نہیں ہوتا۔ مدت کے اختتام پر انوینٹری کی حقیقی گنتی ہوتی ہے، اور فروخت شدہ مال کی لاگت فرق سے نکالی جاتی ہے۔
- مسلسل انوینٹری نظام (Perpetual Inventory): ہر خریداری، فروخت یا واپسی کے ساتھ ہر آئٹم کا بیلنس مقدار اور قدر دونوں میں اپ ڈیٹ ہوتا ہے، چنانچہ فروخت شدہ مال کی لاگت اور انوینٹری کا بیلنس کسی بھی لمحے معلوم ہوتا ہے۔
وقتاً فوقتاً نظام میں حساب
فارمولا: فروخت شدہ مال کی لاگت = ابتدائی انوینٹری + خالص خریداری − اختتامی انوینٹری (حقیقی گنتی کے مطابق)۔
مسئلہ یہ ہے کہ کوئی بھی کمی، چوری، خرابی یا اجرا میں غلطی فروخت شدہ مال کی لاگت کے اندر چھپ جاتی ہے اور آپ اسے دیکھ نہیں پاتے۔ آپ ایک ہی عدد دیکھتے ہیں، اور نہیں جانتے کہ اس میں سے کتنا حقیقی فروخت ہے اور کتنا نقصان۔
مثال: ایک فارمیسی، دو نظام
ابہا میں ایک فارمیسی، لاگت پر سال کا ڈیٹا:
| مد | ریال |
|---|---|
| ابتدائی انوینٹری | 80,000 |
| خالص خریداری | 300,000 |
| فروخت کے لیے دستیاب | 380,000 |
| حقیقی گنتی کے مطابق اختتامی انوینٹری | 95,000 |
وقتاً فوقتاً نظام کے ساتھ: فروخت شدہ مال کی لاگت = 380,000 − 95,000 = 285,000 ریال۔ بات ختم، اور مزید کوئی معلومات نہیں۔
مسلسل نظام کے ساتھ: سسٹم نے ہر آئٹم کی فروخت کے وقت اس کی لاگت درج کی، چنانچہ درج شدہ فروخت کی لاگت 280,000 ریال رہی، اور متوقع کتابی بیلنس 100,000 ریال۔ حقیقی گنتی پر صرف 95,000 ریال ملے۔
| مد | ریال |
|---|---|
| فروخت کی حقیقی لاگت | 280,000 |
| انوینٹری کی کمی | 5,000 |
| کل | 285,000 |
کل وہی ہے، لیکن مسلسل نظام نے یہ ظاہر کر دیا کہ 5,000 ریال کا مال بکا نہیں بلکہ گم ہوا۔ اور چونکہ سسٹم ہر آئٹم کی نگرانی کرتا ہے، اس لیے یہ جانا جا سکتا ہے کہ زیادہ تر کمی مخصوص آئٹمز میں ہے، جیسے کیشیئر کے قریب رکھی کاسمیٹکس یا ایسی ادویات جن کی میعاد ختم ہو گئی اور انہیں خراب کے طور پر درج نہیں کیا گیا، چنانچہ علاج ہدف پر مبنی ہوتا ہے۔
فوری موازنہ
| پہلو | وقتاً فوقتاً انوینٹری نظام | مسلسل انوینٹری نظام |
|---|---|---|
| بیلنس کا علم | صرف مدت کے اختتام پر | کسی بھی لمحے |
| فروخت کی لاگت | مدت کے اختتام پر فرق سے | ہر انوائس کے ساتھ |
| کمی کا پتا لگانا | تقریباً ناممکن | کتابی اور حقیقی کے موازنے سے |
| تقاضے | سادہ | سسٹم، آئٹمز کی کوڈنگ اور اندراج میں نظم و ضبط |
| ماہانہ مالیاتی گوشوارے | تخمینہ یا ماہانہ گنتی درکار | براہِ راست دستیاب |
آپ کے لیے کون سا موزوں ہے؟
وقتاً فوقتاً انوینٹری نظام ایک بہت چھوٹے ادارے کے لیے کافی ہو سکتا ہے جس میں کم قیمت والے چند آئٹمز ہوں، جسے مالک خود چلاتا ہو، اور جسے درست ماہانہ رپورٹوں کی ضرورت نہ ہو۔
مسلسل انوینٹری نظام درج ذیل صورتوں میں عملی انتخاب ہے:
- آئٹمز کی بڑی تعداد، جیسے فارمیسیاں، اسپیئر پارٹس کی دکانیں اور سپر مارکیٹ۔
- زیادہ قیمت والے یا آسانی سے چوری ہونے والے آئٹمز۔
- ایسے آئٹمز جن کی میعاد کی تاریخ یا بیچ نمبر ہوں جن کی نگرانی درکار ہو۔
- متعدد برانچیں یا گودام جن کے درمیان منتقلی ہوتی ہو۔
- حقیقی بیلنس پر مبنی دوبارہ آرڈر کے فیصلوں کی ضرورت۔
وقتاً فوقتاً نظام سے مسلسل نظام پر منتقلی کے لیے تیاری درکار ہے: ہر آئٹم کو یکساں نمبر یا بارکوڈ دینا، ایک درست ابتدائی گنتی جو نقطۂ آغاز ہو، اور ملازمین کو بلا استثنا ہر حرکت درج کرنے کی تربیت دینا، بشمول واپسیاں، خراب مال اور مفت نمونے۔ جو حرکت درج نہیں ہوتی وہ بعد میں انوینٹری کے ایسے فرق میں بدل جاتی ہے جس کی وضاحت مشکل ہو۔ بہتر ہے کہ آئٹمز کی ایک کیٹیگری یا ایک برانچ سے آغاز کیا جائے، پھر طریقۂ کار کے نظم و ضبط کی تصدیق کے بعد دائرہ بڑھایا جائے۔
یہ واضح رہے کہ انوینٹری نظام کا انتخاب قدر پیمائی کے طریقے سے الگ ہے۔ دونوں نظاموں میں وزنی اوسط لاگت یا FIFO لاگو کیا جا سکتا ہے، لیکن مسلسل نظام میں ہر فروخت پر لاگت کا حساب درکار ہوتا ہے، اسی لیے اس میں عموماً متحرک اوسط استعمال ہوتی ہے۔
جزوی دوری گنتی: درمیانی حل
مسلسل نظام کے ساتھ آپ کو گنتی کے لیے دکان پورا دن بند کرنے کی ضرورت نہیں۔ آپ جزوی دوری گنتی (Cycle Counting) لاگو کر سکتے ہیں: ہر ہفتے آئٹمز کے ایک گروپ کی گنتی کریں، زیادہ قیمت یا زیادہ حرکت والے آئٹمز پر زیادہ توجہ کے ساتھ، اس طرح کہ سال میں تمام آئٹمز کم از کم ایک بار گنے جائیں، اور کمی مہینوں بعد نہیں بلکہ اسی وقت پکڑی جائے جب وہ ہو۔