समस्या: वस्तु का ख़त्म होना या उसका ढेर लगना
अगर आपने वस्तु का ऑर्डर देर से दिया, तो वह रैक से ख़त्म हो जाती है और ग्राहक प्रतिस्पर्धी के पास चला जाता है। फ़ार्मेसी में इसका मतलब ऐसा मरीज़ हो सकता है जिसे अपनी नियमित दवा न मिले। और अगर आपने जल्दी या बड़ी मात्रा में ऑर्डर दिया, तो इन्वेंटरी का ढेर लग जाता है, पैसा फँस जाता है, और शायद माल एक्सपायर भी हो जाए। समाधान यह है कि हर महत्वपूर्ण वस्तु के लिए दो संख्याएँ तय करें: पुनः ऑर्डर बिंदु (Reorder Point), यानी वह शेष जिस पर पहुँचते ही आप तुरंत ख़रीद ऑर्डर जारी करें, और सुरक्षा स्टॉक (Safety Stock), यानी वह अतिरिक्त मात्रा जो आपको माँग के उतार-चढ़ाव या आपूर्तिकर्ता की देरी से बचाती है।
मूल सूत्र
पुनः ऑर्डर बिंदु = औसत दैनिक खपत × दिनों में आपूर्ति अवधि + सुरक्षा स्टॉक
- औसत दैनिक खपत: किसी उपयुक्त अवधि, जैसे पिछले 90 दिन, में प्रतिदिन बेची गई औसत मात्रा, असामान्य दिनों को हटाकर या मौसमों का समायोजन करके।
- आपूर्ति अवधि (Lead Time): ख़रीद ऑर्डर जारी होने से लेकर माल पहुँचने और बिक्री के लिए तैयार होने तक के दिन, सिर्फ़ शिपिंग की अवधि नहीं।
सूत्र का पहला हिस्सा वह कवर करता है जो आप ऑर्डर के इंतज़ार के दौरान बेचेंगे। और सुरक्षा स्टॉक अचानक आने वाली स्थितियों को कवर करता है।
सुरक्षा स्टॉक की गणना दो तरीक़ों से
आसान तरीक़ा: सबसे बुरी स्थिति
सुरक्षा स्टॉक = (अधिकतम दैनिक खपत × सबसे लंबी आपूर्ति अवधि) − (औसत दैनिक खपत × औसत आपूर्ति अवधि)
यह आसान है और इसमें सांख्यिकी की ज़रूरत नहीं, लेकिन यह बढ़ा-चढ़ाकर बताने की ओर झुकता है, क्योंकि यह मानता है कि सबसे बुरी माँग और सबसे बुरी देरी एक साथ होती हैं।
सांख्यिकीय तरीक़ा: सेवा स्तर
सुरक्षा स्टॉक = Z × दैनिक खपत का मानक विचलन × आपूर्ति अवधि का वर्गमूल
जहाँ Z एक गुणांक है जो आवश्यक सेवा स्तर दर्शाता है, यानी ऑर्डर चक्रों का वह प्रतिशत जिनमें स्टॉक ख़त्म नहीं होता। 95% सेवा स्तर के लिए आम मान लगभग 1.65 है, और 99% के लिए लगभग 2.33। यह सूत्र मानता है कि आपूर्ति अवधि अपेक्षाकृत स्थिर है।
उदाहरण 1: फ़ार्मेसी और एक नियमित दवा
रियाद में एक फ़ार्मेसी ब्लड प्रेशर की एक आम दवा बेचती है। पिछले 90 दिनों का डेटा:
| विवरण | मान |
|---|---|
| औसत दैनिक बिक्री | 20 डिब्बे |
| अधिकतम दैनिक बिक्री | 30 डिब्बे |
| वितरक के गोदाम से औसत आपूर्ति अवधि | 3 दिन |
| सबसे लंबी आपूर्ति अवधि | 5 दिन |
- सुरक्षा स्टॉक (आसान तरीक़ा) = 30 × 5 − 20 × 3 = 150 − 60 = 90 डिब्बे
- पुनः ऑर्डर बिंदु = 20 × 3 + 90 = 150 डिब्बे
जब वस्तु का शेष 150 डिब्बों पर पहुँचे, तो आपूर्तिकर्ता को ऑर्डर भेजा जाता है। अगर एक डिब्बे की लागत 18 रियाल है, तो अकेले सुरक्षा स्टॉक में स्टॉक ख़त्म होने के ख़िलाफ़ बीमे के रूप में 1,620 रियाल लगे हैं।
सांख्यिकीय तरीक़े से: अगर दैनिक बिक्री का मानक विचलन 6 डिब्बे, आपूर्ति अवधि 4 दिन और सेवा स्तर 95% हो: सुरक्षा स्टॉक = 1.65 × 6 × 2 = 19.8, यानी लगभग 20 डिब्बे, और पुनः ऑर्डर बिंदु = 20 × 4 + 20 = 100 डिब्बे। आसान तरीक़े से यह बड़ा अंतर दिखाता है कि जब उतार-चढ़ाव मध्यम हो, तो सबसे बुरी स्थिति वाला तरीक़ा कितना बढ़ा-चढ़ाकर बताता है।
उदाहरण 2: स्पेयर पार्ट्स की दुकान और एक आयातित वस्तु
दम्माम में स्पेयर पार्ट्स की एक दुकान एक आम मॉडल के ब्रेक पैड बेचती है। औसत बिक्री प्रतिदिन 4 सेट है, और अधिकतम बिक्री 6 सेट। वस्तु क्षेत्र के बाहर के एक वितरक से औसतन 7 दिनों में, और कभी-कभी 10 दिनों में पहुँचती है।
- सुरक्षा स्टॉक = 6 × 10 − 4 × 7 = 60 − 28 = 32 सेट
- पुनः ऑर्डर बिंदु = 4 × 7 + 32 = 60 सेट
अगर प्रबंधन को लगे कि 120 रियाल लागत वाली वस्तु के लिए 32 सेट बहुत ज़्यादा हैं (सुरक्षा के रूप में 3,840 रियाल फँसे हुए), तो वह आपूर्तिकर्ता से 7 दिनों की गारंटीशुदा आपूर्ति अवधि पर मोलभाव कर सकता है, जिससे सुरक्षा स्टॉक घटकर 6 × 7 − 28 = 14 सेट, और पुनः ऑर्डर बिंदु 42 सेट रह जाता है।
दुकान का उदाहरण दिखाता है कि सुरक्षा स्टॉक ऐसी संख्या नहीं जिसे अकेले अकाउंटेंट तय करे; यह आपूर्तिकर्ता के साथ व्यवसाय के संबंध का नतीजा है। समय का पाबंद आपूर्तिकर्ता आपके फँसे पैसे की उतनी बचत करता है जितनी अनियमित आपूर्तिकर्ता की कीमत में छोटी सी छूट भी नहीं करती। इसलिए हर ख़रीद ऑर्डर जारी होने की तारीख़ और उसकी वास्तविक प्राप्ति की तारीख़ दर्ज करना उपयोगी है, ताकि आप उसके वादों पर निर्भर रहने के बजाय हर आपूर्तिकर्ता की असली आपूर्ति अवधि जान सकें।
लागू करने के सुझाव
- सटीक गणना पहले सबसे ऊँचे मूल्य और सबसे ज़्यादा बिकने वाली वस्तुओं पर लागू करें, और मामूली वस्तुओं पर अपना समय बर्बाद न करें।
- हर तिमाही या मौसमों से पहले गणना दोबारा करें, क्योंकि रमज़ान या सर्दियों की माँग बाक़ी साल से अलग होती है।
- पुनः ऑर्डर बिंदु सिर्फ़ ऐसी सतत इन्वेंटरी प्रणाली के साथ काम करता है जो आपको वास्तविक समय में असली शेष दे।