المشكلة: نفاد الصنف أو تكدّسه
إذا طلبت الصنف متأخرًا نفد من الرف، وذهب العميل إلى منافس. وفي الصيدلية قد يعني ذلك مريضًا لا يجد دواءه المزمن. وإذا طلبت مبكرًا أو بكميات كبيرة تكدّس المخزون وتجمّد المال، وربما انتهت صلاحيته. الحل أن تحدد لكل صنف مهم رقمين: نقطة إعادة الطلب (Reorder Point)، وهي الرصيد الذي إذا وصلت إليه تُصدر أمر الشراء فورًا، ومخزون الأمان (Safety Stock)، وهو الكمية الإضافية التي تحميك من تذبذب الطلب أو تأخر المورد.
المعادلة الأساسية
نقطة إعادة الطلب = متوسط الاستهلاك اليومي × مدة التوريد بالأيام + مخزون الأمان
- متوسط الاستهلاك اليومي: متوسط الكمية المباعة يوميًا خلال فترة مناسبة، مثل آخر 90 يومًا، مع استبعاد الأيام الشاذة أو معالجة المواسم.
- مدة التوريد (Lead Time): الأيام من إصدار أمر الشراء حتى وصول البضاعة وجاهزيتها للبيع، وليس فقط مدة الشحن.
الجزء الأول من المعادلة يغطي ما ستبيعه أثناء انتظار الطلبية. ومخزون الأمان يغطي المفاجآت.
حساب مخزون الأمان بطريقتين
الطريقة البسيطة: أسوأ الحالات
مخزون الأمان = (أقصى استهلاك يومي × أطول مدة توريد) − (متوسط الاستهلاك اليومي × متوسط مدة التوريد)
سهلة ولا تحتاج إحصاء، لكنها تميل إلى المبالغة لأنها تفترض أن أسوأ طلب وأسوأ تأخير يحدثان معًا.
الطريقة الإحصائية: مستوى الخدمة
مخزون الأمان = Z × الانحراف المعياري للاستهلاك اليومي × الجذر التربيعي لمدة التوريد
حيث Z معامل يعكس مستوى الخدمة المطلوب، أي نسبة دورات الطلب التي لا يحدث فيها نفاد. القيمة الشائعة لمستوى خدمة 95% هي 1.65 تقريبًا، ولمستوى 99% نحو 2.33. هذه الصيغة تفترض أن مدة التوريد ثابتة نسبيًا.
مثال 1: صيدلية ودواء مزمن
صيدلية في الرياض تبيع دواء ضغط شائعًا. بيانات آخر 90 يومًا:
| البيان | القيمة |
|---|---|
| متوسط البيع اليومي | 20 علبة |
| أقصى بيع يومي | 30 علبة |
| متوسط مدة التوريد من المستودع الموزّع | 3 أيام |
| أطول مدة توريد | 5 أيام |
- مخزون الأمان (الطريقة البسيطة) = 30 × 5 − 20 × 3 = 150 − 60 = 90 علبة
- نقطة إعادة الطلب = 20 × 3 + 90 = 150 علبة
عندما يصل رصيد الصنف إلى 150 علبة يُرسل الطلب للمورد. لو كانت تكلفة العلبة 18 ريالًا، فمخزون الأمان وحده يمثل 1,620 ريالًا مستثمرة كتأمين ضد النفاد.
بالطريقة الإحصائية: إذا كان الانحراف المعياري للبيع اليومي 6 علب ومدة التوريد 4 أيام ومستوى الخدمة 95%: مخزون الأمان = 1.65 × 6 × 2 = 19.8، أي 20 علبة تقريبًا، ونقطة إعادة الطلب = 20 × 4 + 20 = 100 علبة. الفرق الكبير عن الطريقة البسيطة يوضح كم تبالغ طريقة أسوأ الحالات حين يكون التذبذب معتدلًا.
مثال 2: محل قطع غيار وصنف مستورد
محل قطع غيار في الدمام يبيع فحمات فرامل لموديل منتشر. متوسط البيع 4 أطقم يوميًا، وأقصى بيع 6 أطقم. يصل الصنف من موزع خارج المنطقة خلال 7 أيام في المتوسط، وأحيانًا 10 أيام.
- مخزون الأمان = 6 × 10 − 4 × 7 = 60 − 28 = 32 طقمًا
- نقطة إعادة الطلب = 4 × 7 + 32 = 60 طقمًا
إذا رأت الإدارة أن 32 طقمًا كثير على صنف تكلفته 120 ريالًا (3,840 ريالًا مجمّدة كأمان)، يمكنها التفاوض مع المورد على مدة توريد مضمونة 7 أيام، فينخفض مخزون الأمان إلى 6 × 7 − 28 = 14 طقمًا، ونقطة إعادة الطلب إلى 42 طقمًا.
مثال المحل يوضح أن مخزون الأمان ليس رقمًا يحدده المحاسب وحده؛ هو نتيجة علاقة المنشأة بالمورد. مورد منضبط في مواعيده يوفر عليك مالًا مجمّدًا أكثر مما يوفره خصم صغير في السعر من مورد متقلب. لذلك من المفيد أن تسجل تاريخ إصدار كل أمر شراء وتاريخ استلامه فعليًا، فتعرف مدة التوريد الحقيقية لكل مورد بدلًا من الاعتماد على وعوده.
نصائح التطبيق
- طبّق الحساب الدقيق على الأصناف الأعلى قيمة وحركة أولًا، ولا تضيع وقتك على أصناف هامشية.
- أعد الحساب كل ربع أو قبل المواسم، فطلب رمضان أو الشتاء يختلف عن بقية السنة.
- نقطة إعادة الطلب لا تعمل إلا مع جرد مستمر يعطيك الرصيد الحقيقي في الوقت الفعلي.