مسئلہ: آئٹم کا ختم ہو جانا یا اس کا ڈھیر لگ جانا
اگر آپ نے آئٹم دیر سے منگوایا تو وہ شیلف سے ختم ہو گیا اور گاہک حریف کے پاس چلا گیا۔ فارمیسی میں اس کا مطلب کوئی ایسا مریض ہو سکتا ہے جسے اپنی دائمی دوا نہ ملے۔ اور اگر آپ نے جلدی یا بڑی مقدار میں منگوایا تو انوینٹری کا ڈھیر لگ گیا، پیسہ منجمد ہو گیا، اور شاید اس کی میعاد بھی ختم ہو گئی۔ حل یہ ہے کہ ہر اہم آئٹم کے لیے دو عدد مقرر کریں: ری آرڈر پوائنٹ (Reorder Point)، یعنی وہ بیلنس جس تک پہنچتے ہی آپ فوراً خریداری کا آرڈر جاری کریں، اور سیفٹی اسٹاک (Safety Stock)، یعنی وہ اضافی مقدار جو آپ کو طلب کے اتار چڑھاؤ یا سپلائر کی تاخیر سے بچاتی ہے۔
بنیادی فارمولا
ری آرڈر پوائنٹ = اوسط یومیہ کھپت × سپلائی کی مدت (دنوں میں) + سیفٹی اسٹاک
- اوسط یومیہ کھپت: کسی مناسب مدت، مثلاً آخری 90 دن، کے دوران یومیہ فروخت شدہ اوسط مقدار، غیر معمولی دنوں کو نکال کر یا موسموں کو مدِنظر رکھ کر۔
- سپلائی کی مدت (Lead Time): خریداری کا آرڈر جاری ہونے سے لے کر مال پہنچنے اور فروخت کے لیے تیار ہونے تک کے دن، نہ کہ صرف شپنگ کی مدت۔
فارمولے کا پہلا حصہ وہ پورا کرتا ہے جو آپ آرڈر کے انتظار کے دوران بیچیں گے۔ اور سیفٹی اسٹاک اچانک صورتحال کو پورا کرتا ہے۔
سیفٹی اسٹاک کا حساب دو طریقوں سے
سادہ طریقہ: بدترین صورتحال
سیفٹی اسٹاک = (زیادہ سے زیادہ یومیہ کھپت × سب سے طویل سپلائی کی مدت) − (اوسط یومیہ کھپت × اوسط سپلائی کی مدت)
یہ آسان ہے اور اس کے لیے شماریات درکار نہیں، لیکن یہ مبالغے کی طرف مائل ہے کیونکہ یہ فرض کرتا ہے کہ بدترین طلب اور بدترین تاخیر ایک ساتھ ہوتی ہیں۔
شماریاتی طریقہ: سروس لیول
سیفٹی اسٹاک = Z × یومیہ کھپت کا معیاری انحراف (اسٹینڈرڈ ڈیویئیشن) × سپلائی کی مدت کا جذرِ مربع
جہاں Z ایک عامل ہے جو مطلوبہ سروس لیول کی عکاسی کرتا ہے، یعنی آرڈر کے ان چکروں کی شرح جن میں آئٹم ختم نہیں ہوتا۔ 95% سروس لیول کے لیے عام قدر تقریباً 1.65 ہے، اور 99% کے لیے تقریباً 2.33۔ یہ فارمولا فرض کرتا ہے کہ سپلائی کی مدت نسبتاً مستقل ہے۔
مثال 1: فارمیسی اور دائمی مرض کی دوا
ریاض میں ایک فارمیسی بلڈ پریشر کی ایک عام دوا بیچتی ہے۔ آخری 90 دن کا ڈیٹا:
| تفصیل | قدر |
|---|---|
| اوسط یومیہ فروخت | 20 ڈبے |
| زیادہ سے زیادہ یومیہ فروخت | 30 ڈبے |
| ڈسٹری بیوٹر کے گودام سے اوسط سپلائی کی مدت | 3 دن |
| سب سے طویل سپلائی کی مدت | 5 دن |
- سیفٹی اسٹاک (سادہ طریقہ) = 30 × 5 − 20 × 3 = 150 − 60 = 90 ڈبے
- ری آرڈر پوائنٹ = 20 × 3 + 90 = 150 ڈبے
جب آئٹم کا بیلنس 150 ڈبوں تک پہنچے تو سپلائر کو آرڈر بھیجا جاتا ہے۔ اگر ایک ڈبے کی لاگت 18 ریال ہو تو صرف سیفٹی اسٹاک 1,620 ریال کی وہ سرمایہ کاری ہے جو آئٹم ختم ہونے کے خلاف بیمے کے طور پر لگی ہے۔
شماریاتی طریقے سے: اگر یومیہ فروخت کا معیاری انحراف 6 ڈبے، سپلائی کی مدت 4 دن اور سروس لیول 95% ہو: سیفٹی اسٹاک = 1.65 × 6 × 2 = 19.8، یعنی تقریباً 20 ڈبے، اور ری آرڈر پوائنٹ = 20 × 4 + 20 = 100 ڈبے۔ سادہ طریقے سے یہ بڑا فرق واضح کرتا ہے کہ جب اتار چڑھاؤ معتدل ہو تو بدترین صورتحال کا طریقہ کتنا مبالغہ کرتا ہے۔
مثال 2: اسپیئر پارٹس کی دکان اور درآمدی آئٹم
دمام میں اسپیئر پارٹس کی ایک دکان ایک عام ماڈل کے بریک پیڈ بیچتی ہے۔ اوسط فروخت یومیہ 4 سیٹ ہے، اور زیادہ سے زیادہ 6 سیٹ۔ آئٹم علاقے سے باہر کے ڈسٹری بیوٹر سے اوسطاً 7 دن میں، اور کبھی کبھی 10 دن میں پہنچتا ہے۔
- سیفٹی اسٹاک = 6 × 10 − 4 × 7 = 60 − 28 = 32 سیٹ
- ری آرڈر پوائنٹ = 4 × 7 + 32 = 60 سیٹ
اگر انتظامیہ سمجھے کہ 120 ریال لاگت والے آئٹم کے لیے 32 سیٹ زیادہ ہیں (حفاظت کے طور پر 3,840 ریال منجمد)، تو وہ سپلائر سے 7 دن کی ضمانت شدہ سپلائی کی مدت پر مذاکرات کر سکتی ہے، جس سے سیفٹی اسٹاک گھٹ کر 6 × 7 − 28 = 14 سیٹ، اور ری آرڈر پوائنٹ 42 سیٹ رہ جاتا ہے۔
دکان کی مثال واضح کرتی ہے کہ سیفٹی اسٹاک ایسا عدد نہیں جو صرف اکاؤنٹنٹ طے کرے؛ یہ سپلائر کے ساتھ ادارے کے تعلق کا نتیجہ ہے۔ اپنے اوقات کا پابند سپلائر آپ کا اس سے زیادہ منجمد پیسہ بچاتا ہے جتنا کسی غیر مستقل سپلائر کی قیمت میں معمولی رعایت بچاتی ہے۔ اسی لیے ہر خریداری آرڈر کے جاری ہونے کی تاریخ اور اس کی حقیقی وصولی کی تاریخ درج کرنا مفید ہے، تاکہ آپ ہر سپلائر کی وعدوں پر انحصار کرنے کے بجائے اس کی حقیقی سپلائی کی مدت جان سکیں۔
نفاذ کے مشورے
- درست حساب پہلے سب سے زیادہ قیمت اور حرکت والے آئٹمز پر لاگو کریں، اور غیر اہم آئٹمز پر اپنا وقت ضائع نہ کریں۔
- ہر سہ ماہی یا موسموں سے پہلے حساب دوبارہ کریں، کیونکہ رمضان یا سردیوں کی طلب باقی سال سے مختلف ہوتی ہے۔
- ری آرڈر پوائنٹ صرف مسلسل انوینٹری نظام کے ساتھ کام کرتا ہے جو آپ کو حقیقی وقت میں اصل بیلنس بتائے۔