क्लोज़िंग 31 दिसंबर से पहले शुरू होती है
वार्षिक क्लोज़िंग (Year-End Closing) आखिरी दिन की एक प्रविष्टि नहीं, बल्कि एक प्रक्रिया है जो साल ख़त्म होने से कई हफ़्ते पहले शुरू होती है: भौतिक गिनती की तारीख तय करना, शाखाओं को दस्तावेज़ जमा करने की अंतिम तारीख बताना, और पुष्टि (confirmations) के लिए बैंकों, ग्राहकों और सप्लायरों से पत्राचार करना। नीचे दी गई सूची काम के क्रम के अनुसार व्यवस्थित है।
पहला चरण: भौतिक गिनती और मिलान
- नकदी की गिनती: आखिरी दिन किसी ज़िम्मेदार व्यक्ति की मौजूदगी में कैश बॉक्स और नकद अग्रिमों की गिनती, और गिनती के विवरण-पत्र पर हस्ताक्षर।
- बैंक मिलान: हर बैंक खाते के लिए, हर बकाया मद की व्याख्या के साथ।
- इन्वेंटरी की गिनती: भौतिक गिनती और बहियों से उसकी तुलना, ख़राब, पड़े हुए या एक्सपायर हो चुके उत्पादों की पहचान, और इन्वेंटरी का मूल्यांकन लागत या शुद्ध वसूली योग्य मूल्य, जो भी कम हो, पर।
- ग्राहक और सप्लायर: सहायक बहियों का नियंत्रण खाते से मिलान, बड़े शेषों के लिए पुष्टि भेजना, और कर्ज़ की उम्र (aging) रिपोर्ट तैयार करना।
- स्थायी परिसंपत्तियाँ: भौतिक गिनती और परिसंपत्ति रजिस्टर से मिलान, और बेची गई या ख़राब परिसंपत्तियों को हटाना।
- मूल्य वर्धित कर (VAT): आउटपुट और इनपुट खातों का साल के VAT रिटर्न से मिलान, और क्लोज़िंग से पहले किसी भी अंतर का निपटान।
दूसरा चरण: समायोजन प्रविष्टियाँ
एक व्यापारिक व्यवसाय में साल के अंत के समायोजनों का उदाहरण (रियाल में):
| समायोजन | डेबिट | क्रेडिट | राशि |
|---|---|---|---|
| इन्वेंटरी गिनती में कमी (बहियाँ 615,000 और वास्तविक 600,000) | बिक्री की लागत या इन्वेंटरी हानि | इन्वेंटरी | 15,000 |
| आखिरी दिसंबर का मूल्यह्रास | मूल्यह्रास व्यय | संचित मूल्यह्रास | 6,500 |
| दिसंबर की बिजली जिसका बिल नहीं आया | बिजली व्यय | उपार्जित व्यय | 4,000 |
| बीमा का बिना उपयोग हुआ हिस्सा | पूर्वदत्त बीमा | बीमा व्यय | 9,000 |
| संकटग्रस्त ग्राहक के लिए ऋण हानि का प्रावधान | ऋण हानि व्यय | ऋण हानि का प्रावधान | 12,000 |
| सेवा समाप्ति लाभ (EOSB) के प्रावधान को अपडेट करना | सेवा समाप्ति लाभ व्यय | सेवा समाप्ति लाभ का प्रावधान | 18,000 |
| साल की अनुमानित ज़कात | ज़कात व्यय | देय ज़कात | 25,000 |
इन समायोजनों का कुल योग लाभ को 71,500 रियाल घटाता है (15,000 + 6,500 + 4,000 + 12,000 + 18,000 + 25,000 - 9,000)। अगर इन्हें छोड़ दिया जाता, तो लाभ इतनी राशि से वास्तविकता से ज़्यादा दिखता।
यह भी न भूलें: उपार्जित राजस्व जिसका बिल नहीं बना, उन सेवाओं के लिए अग्रिम प्राप्त राजस्व जो अभी दी नहीं गईं, विदेशी मुद्रा शेषों पर विनिमय अंतर, और ऋणों पर उपार्जित कमीशन।
तीसरा चरण: ट्रायल बैलेंस और समापन प्रविष्टियाँ
- समायोजनों के बाद ट्रायल बैलेंस निकालें और हर अतार्किक शेष की जाँच करें: क्रेडिट शेष वाला कैश बॉक्स, डेबिट शेष वाला सप्लायर, या ऋणात्मक व्यय।
- प्रारंभिक वित्तीय विवरण तैयार करें और उनकी तुलना पिछले साल से करें, और हर बड़े बदलाव का स्पष्टीकरण माँगें।
- समापन प्रविष्टियाँ दर्ज करें: राजस्व और व्यय आय सारांश खाते में बंद किए जाते हैं, फिर शुद्ध लाभ को प्रतिधारित आय में बंद किया जाता है।
| प्रविष्टि | डेबिट | क्रेडिट | राशि |
|---|---|---|---|
| राजस्व बंद करना | बिक्री और अन्य आय | आय सारांश | 3,020,000 |
| व्यय बंद करना | आय सारांश | बिक्री की लागत, व्यय और ज़कात | 2,725,000 |
| शुद्ध लाभ का अंतरण | आय सारांश | प्रतिधारित आय | 295,000 |
इसके बाद नया साल राजस्व और व्यय खातों के शून्य शेष के साथ, और वित्तीय स्थिति के खातों के आगे लाए गए शेषों के साथ शुरू होता है। सिस्टम में अवधि बंद (lock) करें, ताकि बिना अधिकार के बंद साल की तारीख से कोई पोस्टिंग न हो सके।
चौथा चरण: वैधानिक समय-सीमाएँ
- ज़कात या आयकर रिटर्न: वित्तीय वर्ष के अंत से 120 दिनों के भीतर जमा और भुगतान किया जाता है, यानी 31 दिसंबर को समाप्त वर्ष के लिए लगभग 30 अप्रैल तक, ज़कात, टैक्स और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) के पोर्टल के माध्यम से।
- क़वाइम प्लेटफ़ॉर्म (Qawaem): कंपनी क़ानून के अधीन कंपनियाँ अपने वार्षिक वित्तीय विवरण साल के अंत से छह महीनों के भीतर जमा करती हैं, यानी दिसंबर में समाप्त वर्ष के लिए 30 जून तक, जहाँ ज़रूरी हो वहाँ लाइसेंसप्राप्त लेखा परीक्षक द्वारा ऑडिट के बाद।
- साल की आखिरी अवधि का VAT रिटर्न उसके अगले महीने के अंत तक जमा किया जाता है।
क्लोज़िंग के लिए सुझाई गई समय-सारिणी
| समय | काम |
|---|---|
| नवंबर के मध्य | भौतिक गिनती की तारीख तय करना और इनवॉइस तथा दस्तावेज़ प्राप्त करने की अंतिम तारीख की सूचना देना |
| दिसंबर की शुरुआत | बैंकों, ग्राहकों और मुख्य सप्लायरों को पुष्टि के अनुरोध भेजना |
| 31 दिसंबर | नकदी और इन्वेंटरी की गिनती, और गिनती के दौरान लेनदेन पर अस्थायी रोक |
| जनवरी का पहला हफ़्ता | बैंक मिलान और सहायक बहियों का मिलान |
| दूसरा और तीसरा हफ़्ता | समायोजन प्रविष्टियाँ, प्रावधान और समायोजित ट्रायल बैलेंस |
| जनवरी का अंत | प्रारंभिक विवरण और क्लोज़िंग फ़ाइल बाहरी लेखा परीक्षक को सौंपना |
| 30 अप्रैल से पहले | ज़कात या टैक्स रिटर्न जमा करना और भुगतान करना |
| 30 जून से पहले | स्वीकृत विवरणों को क़वाइम प्लेटफ़ॉर्म पर जमा करना |
यह समय-सारिणी एक मझोले व्यवसाय के लिए उपयुक्त है, और छोटे व्यवसायों के लिए इसे छोटा किया जा सकता है। ज़रूरी यह है कि काम शुरू होने से पहले यह लिखित रूप में हो और ज़िम्मेदार लोगों में बाँटी गई हो, और हर क्लोज़िंग सीज़न के अंत में आप इसकी समीक्षा करें ताकि अगले साल इसे बेहतर बनाया जा सके।