کلوزنگ 31 دسمبر سے پہلے شروع ہوتی ہے
سالانہ کلوزنگ (Year-End Closing) آخری دن کی کوئی ایک انٹری نہیں، بلکہ ایک عمل ہے جو سال ختم ہونے سے کئی ہفتے پہلے شروع ہوتا ہے: اسٹاک کی گنتی کی تاریخ طے کرنا، برانچوں کو دستاویزات جمع کرانے کی آخری تاریخ سے آگاہ کرنا، اور تصدیقات (confirmations) کے لیے بینکوں، گاہکوں اور سپلائرز سے خط و کتابت کرنا۔ درج ذیل فہرست کام کی ترتیب کے مطابق ہے۔
پہلا مرحلہ: گنتی اور ری کنسیلی ایشنز
- نقدی کی گنتی: آخری دن کسی ذمہ دار شخص کی موجودگی میں کیش باکسز اور نقد امانتوں (پیٹی کیش) کی گنتی، اور گنتی کی رپورٹ پر دستخط۔
- بینک ری کنسیلی ایشنز: ہر بینک اکاؤنٹ کے لیے، ہر زیرِ التوا مد کی وضاحت کے ساتھ۔
- انوینٹری کی گنتی: حقیقی گنتی اور کھاتوں سے اس کا موازنہ، خراب، جمود کا شکار یا میعاد ختم ہونے والی اشیا کی نشاندہی، اور انوینٹری کی قدر پیمائی لاگت یا خالص قابلِ وصول قدر، جو بھی کم ہو، پر۔
- گاہک اور سپلائرز: معاون لیجرز کو کنٹرول اکاؤنٹ سے ملانا، بڑے بیلنسز کے لیے تصدیقات بھیجنا، اور قرضوں کی عمر کی رپورٹ (aging report) تیار کرنا۔
- مستقل اثاثے: حقیقی گنتی اور اثاثوں کے رجسٹر سے موازنہ، اور فروخت شدہ یا ناکارہ اثاثوں کا اخراج۔
- ویلیو ایڈڈ ٹیکس (VAT): آؤٹ پٹ VAT اور ان پٹ VAT کے اکاؤنٹس کو سال کے VAT ریٹرنز سے ملانا، اور کلوزنگ سے پہلے کسی بھی فرق کا تدارک۔
دوسرا مرحلہ: ایڈجسٹمنٹ کی انٹریز
ایک تجارتی ادارے میں سال کے آخر کی ایڈجسٹمنٹس کی مثال (ریال میں):
| ایڈجسٹمنٹ | ڈیبٹ | کریڈٹ | رقم |
|---|---|---|---|
| انوینٹری کی گنتی میں کمی (کھاتے 615,000 اور حقیقی 600,000) | فروخت شدہ مال کی لاگت یا انوینٹری کے نقصانات | انوینٹری | 15,000 |
| آخری مہینے دسمبر کی فرسودگی | فرسودگی کا خرچ | جمع شدہ فرسودگی | 6,500 |
| دسمبر کی بجلی جس کا بل نہیں آیا | بجلی کا خرچ | واجب الادا اخراجات | 4,000 |
| انشورنس کا غیر استعمال شدہ حصہ | پیشگی ادا شدہ انشورنس | انشورنس کا خرچ | 9,000 |
| نادہندہ گاہک کے لیے کریڈٹ نقصانات کا پروویژن | کریڈٹ نقصانات کا خرچ | کریڈٹ نقصانات کا پروویژن | 12,000 |
| اختتامِ ملازمت فائدہ (EOSB) کے پروویژن کی تجدید | اختتامِ ملازمت فائدے کا خرچ | اختتامِ ملازمت فائدے کا پروویژن | 18,000 |
| سال کی تخمینی زکوٰۃ | زکوٰۃ کا خرچ | واجب الادا زکوٰۃ | 25,000 |
ان ایڈجسٹمنٹس کا مجموعہ منافع کو 71,500 ریال کم کرتا ہے (15,000 + 6,500 + 4,000 + 12,000 + 18,000 + 25,000 - 9,000)۔ اگر انہیں نظرانداز کیا جاتا تو منافع اپنی حقیقت سے اتنی ہی رقم زیادہ دکھائی دیتا۔
یہ بھی نہ بھولیں: واجب الوصول آمدنیاں جن کی انوائس جاری نہیں ہوئی، ان خدمات کے لیے پیشگی وصول شدہ آمدنیاں جو ابھی فراہم نہیں کی گئیں، غیر ملکی بیلنسز پر کرنسی کے فرق، اور قرضوں پر واجب الادا کمیشن۔
تیسرا مرحلہ: ٹرائل بیلنس اور اختتامی اندراجات
- ایڈجسٹمنٹس کے بعد ٹرائل بیلنس نکالیں اور ہر غیر منطقی بیلنس کا جائزہ لیں: کریڈٹ بیلنس والا کیش، ڈیبٹ بیلنس والا سپلائر، یا منفی خرچ۔
- ابتدائی مالیاتی گوشوارے تیار کریں اور ان کا پچھلے سال سے موازنہ کریں، اور ہر بڑی تبدیلی کی وضاحت طلب کریں۔
- اختتامی اندراجات ریکارڈ کریں: آمدنیاں اور اخراجات انکم سمری اکاؤنٹ میں بند کیے جاتے ہیں، پھر خالص منافع برقرار رکھے گئے منافع میں بند کیا جاتا ہے۔
| انٹری | ڈیبٹ | کریڈٹ | رقم |
|---|---|---|---|
| آمدنیوں کی بندش | فروخت اور دیگر آمدنیاں | انکم سمری | 3,020,000 |
| اخراجات کی بندش | انکم سمری | فروخت شدہ مال کی لاگت، اخراجات اور زکوٰۃ | 2,725,000 |
| خالص منافع کی منتقلی | انکم سمری | برقرار رکھا گیا منافع | 295,000 |
اس کے بعد نیا سال آمدنی اور اخراجات کے اکاؤنٹس کے صفر بیلنس کے ساتھ، اور مالی حیثیت کے اکاؤنٹس کے منتقل شدہ بیلنسز کے ساتھ شروع ہوتا ہے۔ سسٹم میں مدت کو بند کر دیں تاکہ بند شدہ سال کی تاریخ پر بغیر اختیار کے کوئی پوسٹنگ نہ ہو سکے۔
چوتھا مرحلہ: قانونی تاریخیں
- زکوٰۃ یا انکم ٹیکس ریٹرن: مالی سال کے اختتام سے 120 دن کے اندر زکوٰۃ، ٹیکس اور کسٹمز اتھارٹی (ZATCA) کے پورٹل کے ذریعے جمع کرایا اور ادا کیا جاتا ہے، یعنی 31 دسمبر کو ختم ہونے والے سال کے لیے تقریباً 30 اپریل۔
- قوائم پلیٹ فارم (Qawaem): کمپنیز قانون کے تحت آنے والی کمپنیاں اپنے سالانہ مالیاتی گوشوارے سال کے اختتام سے چھ مہینے کے اندر جمع کراتی ہیں، یعنی دسمبر میں ختم ہونے والے سال کے لیے 30 جون، جہاں لازم ہو وہاں لائسنس یافتہ آڈیٹر سے آڈٹ کرانے کے بعد۔
- سال کی آخری مدت کا VAT ریٹرن اس کے بعد والے مہینے کے آخر تک جمع کرایا جاتا ہے۔
کلوزنگ کا مجوزہ ٹائم ٹیبل
| وقت | کام |
|---|---|
| نومبر کا وسط | اسٹاک کی گنتی کی تاریخ طے کرنا اور انوائسز و دستاویزات وصول کرنے کی آخری تاریخ کا اعلان |
| دسمبر کے ابتدائی دن | بینکوں، اہم گاہکوں اور سپلائرز کو تصدیقات بھیجنا |
| 31 دسمبر | نقدی اور انوینٹری کی گنتی، اور گنتی کے دوران حرکت کی عارضی بندش |
| جنوری کا پہلا ہفتہ | بینک ری کنسیلی ایشنز اور معاون لیجرز کی مطابقت |
| دوسرا اور تیسرا ہفتہ | ایڈجسٹمنٹ کی انٹریز، پروویژنز اور ایڈجسٹ شدہ ٹرائل بیلنس |
| جنوری کا اختتام | ابتدائی گوشوارے اور بیرونی آڈیٹر کو کلوزنگ فائل کی حوالگی |
| 30 اپریل سے پہلے | زکوٰۃ یا ٹیکس ریٹرن جمع کرانا اور ادائیگی |
| 30 جون سے پہلے | منظور شدہ گوشوارے قوائم پلیٹ فارم پر جمع کرانا |
یہ ٹائم ٹیبل درمیانے ادارے کے لیے موزوں ہے، اور چھوٹے اداروں کے لیے اسے مختصر کیا جا سکتا ہے۔ اہم یہ ہے کہ یہ تحریری ہو اور کام شروع ہونے سے پہلے ذمہ داران میں تقسیم کیا جائے، اور ہر کلوزنگ سیزن کے آخر میں آپ اس کا جائزہ لیں تاکہ اگلے سال اسے بہتر بنایا جا سکے۔