ایک جملے میںوہ کھاتے، انوائسز، معاہدے اور دستاویزات جنہیں ادارہ اپنے ریٹرنز ثابت کرنے کے لیے قانون کی طے کردہ پوری مدت تک محفوظ رکھنے کا پابند ہے۔
آسان الفاظ میں
صرف ریٹرن محفوظ رکھنا کافی نہیں، بلکہ جس پر وہ بنا ہر چیز: فروخت اور خریداری کی انوائسز، نوٹس، کسٹمز کی دستاویزات، معاہدے اور جنرل لیجر۔
انہیں مملکت کے اندر ایسی صورت میں محفوظ رکھا جائے کہ جانچ کے وقت رجوع کیا جا سکے، اور ای انوائسز الیکٹرانک طور پر اپنے فارمیٹ میں محفوظ کی جاتی ہیں۔
مثال
ایک ادارے نے اپنا اکاؤنٹنگ سسٹم بدلا: وہ پرانا سسٹم بند کرنے سے پہلے اس کا ڈیٹا اور انوائسز ایکسپورٹ کر کے محفوظ کر لیتا ہے، تاکہ گزشتہ سالوں کے بارے میں کسی بھی جانچ کا جواب دے سکے۔
اسے اس سے نہ ملائیں
ڈیٹا بیک اپبیک اپ آپ کو تکنیکی طور پر ڈیٹا ضائع ہونے سے بچاتا ہے، اور ٹیکس ریکارڈ ایک قانونی ذمہ داری ہے کہ کیا محفوظ رکھنا ہے اور کتنی مدت۔
فل اسکرین سسٹم میں
ای انوائس ماڈیول انوائسز کو قانونی مدتِ حفاظت کے مطابق محفوظ رکھتا ہے۔ ای انوائس (فاتورہ)