اعداد سے پہلے تعمیر کی ترتیب
تجارتی ادارے کا بجٹ (Budget) ایک جدول نہیں، بلکہ جدولوں کا ایک سلسلہ ہے جس میں ہر جدول اپنے سے پہلے والے پر منحصر ہے۔ منطقی ترتیب یہ ہے: فروخت کا بجٹ، پھر خریداری کا بجٹ، پھر آپریٹنگ اخراجات کا بجٹ، پھر تخمینی آمدنی کا گوشوارہ، اور آخر میں کیش بجٹ۔ فروخت کے تخمینے میں کوئی بھی غلطی اس کے بعد کی ہر چیز میں منتقل ہو جاتی ہے، اس لیے یہ حصہ سب سے زیادہ محنت کا مستحق ہے۔
اس مضمون میں ہم ایک ایسی کمپنی کا بجٹ بنائیں گے جو تجارتی سامان تھوک میں فروخت کرتی ہے، چار سہ ماہیوں میں تقسیم۔ حساب کو آسان رکھنے کے لیے تمام اعداد ویلیو ایڈڈ ٹیکس (VAT) کے بغیر ہیں، کیونکہ یہ ٹیکس ادارے کی نہ آمدنی ہے نہ خرچ، اگرچہ حقیقی کیش بجٹ تیار کرتے وقت بعد میں اس کا نقدی اثر شامل کرنا ضروری ہے۔
پہلا مرحلہ: فروخت کا بجٹ
ہر سہ ماہی کی پچھلے سال کی فروخت سے آغاز کریں، پھر جو کچھ آپ جانتے ہیں اس کے مطابق اس میں ترمیم کریں: رمضان کا موسم، اسکول کھلنے کا موسم، کوئی نیا بڑا گاہک، یا قریب کھلنے والا کوئی حریف۔ ہم نے 30% مجموعی منافع کا مارجن فرض کیا ہے، یعنی فروخت شدہ مال کی لاگت فروخت کا 70% ہے۔
| مد (ریال) | سہ ماہی 1 | سہ ماہی 2 | سہ ماہی 3 | سہ ماہی 4 | سال |
|---|---|---|---|---|---|
| فروخت | 300,000 | 350,000 | 280,000 | 400,000 | 1,330,000 |
| فروخت کی لاگت (70%) | 210,000 | 245,000 | 196,000 | 280,000 | 931,000 |
دوسرا مرحلہ: خریداری کا بجٹ
خریداری فروخت کی لاگت کے برابر نہیں ہوتی، کیونکہ ہر سہ ماہی کے اختتام پر آپ کو اتنی انوینٹری درکار ہے جو اگلی سہ ماہی کے آغاز کے لیے کافی ہو۔ فارمولا: خریداری = فروخت کی لاگت + مدت کے اختتام کی ہدف انوینٹری − مدت کے آغاز کی انوینٹری۔ ہم نے فرض کیا ہے کہ ہر سہ ماہی کے اختتام پر ہدف انوینٹری اگلی سہ ماہی کی فروخت کی لاگت کے 50% کے برابر ہے، سال کے آغاز کی انوینٹری 100,000 ریال ہے، اور سال کے اختتام کا ہدف 110,000 ریال ہے۔
| مد (ریال) | سہ ماہی 1 | سہ ماہی 2 | سہ ماہی 3 | سہ ماہی 4 | سال |
|---|---|---|---|---|---|
| فروخت کی لاگت | 210,000 | 245,000 | 196,000 | 280,000 | 931,000 |
| + مدت کے اختتام کی انوینٹری | 122,500 | 98,000 | 140,000 | 110,000 | 110,000 |
| − مدت کے آغاز کی انوینٹری | 100,000 | 122,500 | 98,000 | 140,000 | 100,000 |
| مطلوبہ خریداری | 232,500 | 220,500 | 238,000 | 250,000 | 941,000 |
تیسرا مرحلہ: اخراجات اور تخمینی آمدنی کا گوشوارہ
اخراجات کو دو حصوں میں تقسیم کریں: مقررہ اخراجات جو فروخت کے حجم سے نہیں بدلتے، جیسے ہر سہ ماہی 25,000 ریال کرایہ اور 45,000 ریال تنخواہیں، اور متغیر اخراجات جو فروخت کے ساتھ بدلتے ہیں، جیسے کمیشن اور ڈیلیوری، جن کا تخمینہ ہم نے فروخت کا 5% لگایا ہے۔
| مد (ریال) | سہ ماہی 1 | سہ ماہی 2 | سہ ماہی 3 | سہ ماہی 4 | سال |
|---|---|---|---|---|---|
| مجموعی منافع (30%) | 90,000 | 105,000 | 84,000 | 120,000 | 399,000 |
| کرایہ | 25,000 | 25,000 | 25,000 | 25,000 | 100,000 |
| تنخواہیں | 45,000 | 45,000 | 45,000 | 45,000 | 180,000 |
| متغیر اخراجات (5%) | 15,000 | 17,500 | 14,000 | 20,000 | 66,500 |
| خالص منافع | 5,000 | 17,500 | 0 | 30,000 | 52,500 |
تیسری سہ ماہی بالکل بریک ایون پوائنٹ پر ہے۔ یہ پہلی مفید معلومات ہے جو بجٹ سے حاصل ہوتی ہے: انتظامیہ پہلے سے جانتی ہے کہ گرمیوں کا موسم کمزور ہے، اس لیے وہ آفرز کی منصوبہ بندی کرتی ہے یا نئی بھرتیاں مؤخر کر دیتی ہے۔
چوتھا مرحلہ: کیش بجٹ
منافع کا مطلب نقدی کی موجودگی نہیں۔ ہم نے فرض کیا ہے کہ فروخت کا 60% اسی سہ ماہی میں اور 40% اگلی سہ ماہی میں وصول ہوتا ہے، اور سال کے آغاز پر گاہکوں کا بیلنس 120,000 ریال ہے۔ خریداری کی ادائیگی آدھی اسی سہ ماہی میں اور آدھی اگلی میں ہوتی ہے، اور سال کے آغاز پر سپلائرز کا بیلنس 100,000 ریال ہے۔ اخراجات نقد ادا ہوتے ہیں۔ انتظامیہ تیسری سہ ماہی میں 30,000 ریال کے ریک اور آلات خریدنے کا منصوبہ رکھتی ہے، اور نقدی کی کم از کم حد 30,000 ریال ہے۔
| مد (ریال) | سہ ماہی 1 | سہ ماہی 2 | سہ ماہی 3 | سہ ماہی 4 |
|---|---|---|---|---|
| مدت کا ابتدائی بیلنس | 40,000 | 38,750 | 54,750 | 19,500 |
| + گاہکوں سے وصولیاں | 300,000 | 330,000 | 308,000 | 352,000 |
| − سپلائرز کو ادائیگی | 216,250 | 226,500 | 229,250 | 244,000 |
| − اخراجات | 85,000 | 87,500 | 84,000 | 90,000 |
| − آلات کی خریداری | 0 | 0 | 30,000 | 0 |
| مدت کا اختتامی بیلنس | 38,750 | 54,750 | 19,500 | 37,500 |
دوسری سہ ماہی کے حساب کی مثال: وصولیاں = 60% × 350,000 + 40% × 300,000 = 330,000 ریال۔ سپلائرز کو ادائیگی = 50% × 220,500 + 50% × 232,500 = 226,500 ریال۔
نتیجہ: تیسری سہ ماہی میں بیلنس گر کر 19,500 ریال رہ جاتا ہے، یعنی کم از کم حد سے 10,500 ریال کم۔ انتظامیہ کے سامنے حل یہ ہیں: آلات کی خریداری چوتھی سہ ماہی تک مؤخر کرنا، یا اسے قسطوں میں لینا، یا پہلے سے مختصر مدتی بینک سہولت کا انتظام کرنا۔
بجٹ منظور کرنے سے پہلے: مفروضوں کی جانچ
پچھلے جدولوں کا ہر عدد کسی مفروضے پر قائم ہے: 30% مارجن، اسی سہ ماہی میں 60% وصولی، اور اگلی سہ ماہی کی لاگت کے نصف کے برابر انوینٹری۔ انتظامیہ کو بجٹ پیش کرنے سے پہلے پوچھیں: اگر وصولی میں تاخیر ہو اور اسی سہ ماہی میں صرف 50% وصول ہو تو کیا ہوگا؟ صرف پہلی سہ ماہی میں وصولیاں 30,000 ریال کم ہو جاتی ہیں، اور یہی بیلنس کو کم از کم حد سے نیچے لانے کے لیے کافی ہے۔ ایک مایوس کن اور ایک پرامید منظرنامے کی جانچ انتظامیہ کو ایک ایسے واحد عدد کے بجائے حقیقت پسندانہ دائرہ دیتی ہے جو غیر موجود درستگی کا تاثر دیتا ہے۔
اعداد کی تیاری میں شعبہ جاتی سربراہان کو ضرور شامل کریں: سیلز کا ذمہ دار متوقع گاہکوں کو جانتا ہے، اور خریداری کا ذمہ دار سپلائرز کی آنے والی قیمتوں میں اضافے کو جانتا ہے۔ جس بجٹ کی تیاری میں عمل درآمد کرنے والے شریک ہوں، اس کی پابندی وہ اس بجٹ سے زیادہ کرتے ہیں جو صرف اکاؤنٹنٹ ان پر مسلط کرے۔