في جملة واحدةالسجل الذي تحفظ فيه المنشأة بيانات الموظف الشخصية والوظيفية وعقده ومستنداته وإجازاته وجزاءاته وتقييماته منذ تعيينه حتى خروجه.
ببساطة
ملف الموظف هو المرجع عند أي سؤال: متى باشر؟ كم أجره في العقد؟ كم بقي من إجازته؟ متى تنتهي إقامته؟
للمحاسب: حساب مكافأة نهاية الخدمة وبدل الإجازة يعتمد على تاريخ المباشرة والأجر المسجلين في الملف، فدقة الملف تعني دقة المستحقات.
مثال
عند انتهاء عقد موظف في متجر، فتح المحاسب ملفه: تاريخ المباشرة والأجر الأخير ورصيد الإجازات والسلف المتبقية، فجهّز المخالصة النهائية في دقائق.
في نظام الشاشة الكاملة
ملف الموظف في النظام يحفظ البيانات الشخصية والوظيفية والمستندات. شؤون الموظفين والرواتب