ایک جملے میںوہ ریکارڈ جس میں ادارہ ملازم کی ذاتی اور ملازمت کی معلومات، اس کا معاہدہ، دستاویزات، چھٹیاں، سزائیں اور جائزے تقرری سے لے کر رخصت تک محفوظ رکھتا ہے۔
آسان الفاظ میں
ملازم کی فائل ہر سوال پر حوالہ ہے: اس نے کب کام شروع کیا؟ معاہدے میں اس کی اجرت کتنی ہے؟ اس کی کتنی چھٹی باقی ہے؟ اس کا اقامہ کب ختم ہوتا ہے؟
اکاؤنٹنٹ کے لیے: اختتامِ ملازمت فائدے اور چھٹی کے معاوضے کا حساب فائل میں درج کام شروع کرنے کی تاریخ اور اجرت پر منحصر ہے، تو فائل کی درستگی کا مطلب واجبات کی درستگی ہے۔
مثال
ایک دکان میں ملازم کا معاہدہ ختم ہونے پر اکاؤنٹنٹ نے اس کی فائل کھولی: کام شروع کرنے کی تاریخ، آخری اجرت، چھٹیوں کا بیلنس اور باقی ایڈوانس، اور چند منٹوں میں حتمی تصفیہ تیار کر لیا۔
فل اسکرین سسٹم میں
نظام میں ملازم کی فائل ذاتی اور ملازمت کی معلومات اور دستاویزات محفوظ رکھتی ہے۔ ملازمین کے امور اور تنخواہیں