एक वाक्य मेंसिस्टम द्वारा हर कार्य का रखा गया रिकॉर्ड: किसने उसे जोड़ा, बदला या मिटाया, कब, और बदलाव से पहले और बाद में मूल्य क्या था।
सीधी बात
ऑडिट ट्रेल सिस्टम की याददाश्त है: अगर किसी आइटम की कीमत बदली या कोई इनवॉइस मिटाया गया, तो अंदाज़ा लगाने के बजाय आप जान लेते हैं कि यह किसने और कब किया।
बाहरी लेखा परीक्षक आंकड़ों की विश्वसनीयता जाँचने के लिए इस पर भरोसा करता है, यह ईमानदार कर्मचारी को आरोप से बचाता है, और हेराफेरी को जल्दी पकड़ता है। इसलिए सामान्य यूज़र इसे बदल या मिटा नहीं पाना चाहिए।
उदाहरण
स्टॉक गिनती में एक महँगे आइटम में कमी निकलती है। ऑडिट ट्रेल देखने पर पता चलता है कि शिफ़्ट बंद होने के बाद एक ख़ास यूज़र ने उस पर तीन बार बिक्री वापसी दर्ज की, तो पता चल जाता है कि जाँच कहाँ से शुरू करनी है।
इसे इससे न मिलाएँ
सामान्य खाता बहीसामान्य खाता बही जर्नल प्रविष्टियाँ और खातों के शेष दिखाती है, जबकि ऑडिट ट्रेल दिखाता है कि हर बदलाव किसने और कब दर्ज किया।