ایک جملے میںیہ کہ سسٹم جرنل انٹریز، ایڈجسٹمنٹس اور رپورٹس خود کارروائیوں سے خود بخود بنائے، بجائے اس کے کہ اکاؤنٹنٹ انہیں ایک ایک کر کے دستی طور پر درج کرے۔
آسان الفاظ میں
آٹومیشن میں انوائس، واؤچر اور ماہانہ فرسودگی کی انٹری اپنی جرنل انٹریز خود بناتے ہیں۔ اکاؤنٹنٹ کا کام اندراج سے بدل کر جائزہ اور تجزیہ بن جاتا ہے۔
نتیجہ: کم وقت، اندراج کی کم غلطیاں اور تیز ماہانہ کلوزنگ۔ لیکن ابتدائی سیٹ اپ اہم ہے: درست چارٹ آف اکاؤنٹس اور ہر قسم کی کارروائی کو اس کے اکاؤنٹس سے جوڑنا۔
اعداد کے ساتھ مثال
ایک ادارہ مہینے میں 600 انوائسز جاری کرتا ہے، اور ہر انوائس کی جرنل انٹری دستی طور پر درج کرنے میں دو منٹ لگتے ہیں۔
ماہانہ انوائسز کی تعداد600 انوائسز
فی انوائس دستی انٹری کا وقتدو منٹ
ماہانہ وقت600 × 2 = 1,200 منٹ
آٹومیشن سے بچنے والا وقت = 1,200 ÷ 60ماہانہ 20 گھنٹے
اسے اس سے نہ ملائیں
ERP (انٹرپرائز ریسورس پلاننگ)ERP پورا سسٹم ہے، اور اکاؤنٹنگ آٹومیشن اس کے نتائج میں سے ایک ہے جب کارروائیاں اکاؤنٹس سے جوڑی جائیں۔
فل اسکرین سسٹم میں
فل اسکرین سسٹم میں ہر انوائس اور واؤچر بغیر مداخلت کے اپنی جرنل انٹری بناتا ہے، اور اثاثوں کی وقتاً فوقتاً فرسودگی کی انٹری بغیر دستی اندراج کے جنرل اکاؤنٹس میں پوسٹ ہو جاتی ہے۔ جنرل اکاؤنٹس